Ay sonu bakım kapanışı: son üç iş gününün kontrol listesi

Ay sonu bakım kapanışı nedir, ne zaman başlar?

Ay sonu bakım kapanışı; ayın son üç iş gününde planlanan ziyaretleri gerçekleşenlerle eşleştirme, yapılmayan işleri nedenleriyle kapatma ve faturalanacak işleri hazırlama çalışmasıdır. Sonunda firma sahibinin önüne tek sayfalık bir rapor çıkar.

Neden üç gün? Kapanışa son günde başlarsanız eksik bir fotoğraf, atanmamış bir iş ya da fiyatsız bir parça için zaman kalmaz. Üç gün, telafi ziyareti vermeye de kayıtları tamamlamaya da yeter. Ay hafta sonuna denk geliyorsa son üç iş günü Cuma’da biter.

Küçük bir portföyde kapanış Excel’de üç filtreyle de yapılabilir. Bu rehber aynı işi gün ve rol bazında bir takvime çevirir; böylece kimin neyi yaptığı belli olur.

Son üç iş günü: kim, hangi gün, ne yapar?

Dokuz adımda ay sonu kapanışı

1. Planlananı yapılanla eşleştirin

   Ayın planlanan ziyaret listesini gerçekleşen ziyaretlerle yan yana koyun. Her asansör için üç durumdan biri çıkmalı: yapıldı, ertelendi, yapılmadı. Ertelenen ziyareti tamamlanan işlerin içine katmayın.

2. Atanmamış ve ertelenen işleri nedenle kapatın

   Teknisyeni olmayan her iş için bir neden ve yeni tarih yazın. “Sonra bakarız” bir neden değildir. Haftalık yerleşim için teknisyen iş planı rehberine bakın.

3. Açık eksikli ve kırmızı etiketli asansörleri ayırın

   Periyodik kontrol eksiği açık olan ya da son etiketi kırmızı olan asansörlerin listesini çıkarın. Bu listeyi bakım kaydından ayrı tutun ve her biri için bir sorumlu yazın. Açık eksiklerin takibi ve etiket renkleri ayrı rehberlerde anlatılır. Bu rehber hukuki sonuç tanımlamaz.

4. Parça ve ek işleri toplayın

   Ay içinde takılan parçaları ve ücretli ek işleri iş referanslarıyla listeleyin. Yalnızca telefonda anlaşılmış, kaydı olmayan iş kalmasın.

5. Eksik fiyatları tamamlayın

   Fiyatı olmayan her parça için kimin hangi gün fiyat vereceğini yazın. Fiyatsız kalemi faturaya koyarsanız ya eksik ya hatalı tutar çıkar.

6. Sözleşme satırlarını kontrol edin

   Bakımı yapılan her asansörün sözleşmede bir satırı, fiyatı ve dönemi olmalı. Satırı olmayan işi bulmak için ay sonunu beklemeyin. Ayrıntı için sözleşme takibi rehberine bakın.

7. Fatura hazırlığını yapın

   Yapılan ve fiyatı belli işleri hazırlayın; bekleyenlerin nedenini yazın. Aynı işin iki kez hazırlanmadığını kontrol edin. Karşılaştırma yöntemi bakımdan fatura hazırlığına rehberinde anlatılır.

8. Tahsilata bakın

   Vadesi geçen alacakların toplamını ve en eski kaydın yaşını rapora ekleyin. Arama ritmi için geciken tahsilat takibi rehberine bakın.

9. Tek sayfalık raporu hazırlayın

   Rakamları ve karar isteyen işleri tek sayfaya yazın. Raporun içeriği aşağıdaki listede.

Her asansörde üç soruyla hızlı tarama

Ay sonunda yüzlerce satıra tek tek bakmak gerekmez. Her asansör için üç soru sorun. Bakım yapıldı mı? Yapıldığını gösteren bir kayıt var mı? Bu iş fatura listesinde bir kalemle eşleşiyor mu?

Üç cevap da “evet” ise satır kapanır. Biri “hayır” ise satır açık işe döner ve bir sorumlusu olur. Kayıtların nasıl tutulacağı ziyarette kanıt rehberinde anlatılır. Kayıt eksikse ziyaret ay sonuna kadar “yapıldı” görünse bile kapanışta bekleyen sayılır.

İstisna durumlarında ne yapılır?

Teknisyenin son iş günü listesi

• Bugün yaptığım her ziyaretin kontrol listesi, fotoğrafı ve kapanış notu tamam.
• Takılan her parça ve yapılan ek iş, hangi asansörde olduğu yazılarak kaydedildi.
• Erişemediğim binalar için neden ve aranan kişi yazıldı.
• Mobil uygulamada Senkron sekmesinde bekleyen ya da hatalı kayıt kalmadı.
• Yarına kalan işler için ofise kısa bir not bıraktım.

Kapanışta firma sahibinden hangi kararlar beklenir?

Kapanış çoğunlukla ofisin işidir, ama bazı satırlar firma sahibinin kararını bekler. Üç tür karar öne çıkar. Birincisi kapasite kararıdır: yapılmayan ziyaretler ay içinde telafi edilecek mi, yoksa yeni ayın ilk haftasına mı bırakılacak? İkincisi fiyat kararıdır: fiyatı belirsiz bir parça için müşteriyle hangi tutar konuşulacak?

Üçüncüsü sahiplik kararıdır: sözleşme bağlantısı olmayan ya da kırmızı etiketli bir asansör için kim sorumlu olacak? Bu üç soruya kapanış raporunda tek satırlık bir cevap yazılırsa kayıtlar sonraki aya sahipsiz taşınmaz.

Ayın 20’sinde yapılacak ön kontrol

Kapanışı hafifletmenin en kolay yolu ayın 20’sinde kısa bir ön kontrol yapmaktır. O güne kadar planlanan ama henüz yapılmamış ziyaretleri, atanmamış işleri ve fiyatsız parçaları listeleyin. On günlük bir pencere, telafi ziyaretlerini normal haftalık plana yedirmenize izin verir.

Ön kontrol yeni bir rapor gerektirmez. Aynı üç soruyu bir kez erken sormak yeter. Son üç iş gününde sadece kalan istisnalarla uğraşırsınız.

Sekiz asansörde bir ay nasıl kapanır?

Örnek ayda B001 ile B006 arasındaki binalarda sekiz asansör için bakım planlandı. Aşağıdaki tablo kapanış günündeki durumu gösterir. Her satır tek bir asansörün tek bir ayıdır; bina toplamı değildir.

Kapanış günündeki sekiz kayıt

Tek sayfalık firma sahibi raporunda neler olmalı?

• Planlanan, yapılan ve yapılmayan ziyaret sayısı; üçünün toplamı planlanan sayıya eşit.
• Yapılmayan her ziyaret için bir neden ve yeni tarih.
• Faturaya hazır ve bekleyen kayıt sayısı; bekleyenlerin nedeni (eksik fiyat, geçici vergi numarası, kırmızı etiket, başka eksik bilgi).
• Açık eksikli ve kırmızı etiketli asansörlerin listesi ve sorumluları.
• Vadesi geçen alacağın toplamı ve en eski kaydın yaşı.
• Gelecek ayın ilk haftası için firma sahibinin karar vermesi gereken en çok üç iş.

Örnek tek sayfalık rapor

Aynı adımlar LiftOfis’te nerede?

Ay sonu kapanışında sık yapılan hatalar

Kapanıştan sonra yeni ay nasıl başlar?

Kapanış, yeni ayın ilk haftasını hazırlamadan bitmez. Yeni ayın ziyaret listesinin oluştuğunu, her ziyaretin bir teknisyene atandığını ve geçen aydan devreden işlerin tarihini kontrol edin. Devreden işi yeni ayın düzenli bakımıyla karıştırmayın; ikisi ayrı satırda durmalı.

Firma sahibinin raporda onayladığı üç işi ilk iş günü ilgili kişiye verin. Üç iş, haftalık Cuma kontrolünde yeniden açılır. Böylece kapanıştaki bekleyen kayıtlar sonraki ay da sahipsiz kalmaz.

Sık sorulan sorular