50, 150 ve 300 asansörde bakım takip düzeni nasıl değişir?

Portföy büyüdükçe bakım takibinde ne değişir?

Portföy büyüdükçe değişen ilk şey iş miktarı değil, işin kimde durduğudur. Elli asansörde plan çoğunlukla tek kişidedir. Yüz elliye doğru planı, saha sonucunu ve fatura hazırlığını farklı kişiler tutmaya başlar. Üç yüze yaklaşırken kayıt yeri ve sorumluluk adlandırılmazsa açık işler fark edilmeden birikir.

Aşağıdaki aşamalar kesin sınır değildir. Elli, yüz elli ve üç yüz yalnızca referans noktalarıdır. Ekip yapınıza, sözleşme çeşitliliğine ve binaların dağılımına göre sizin eşiğiniz daha erken ya da daha geç gelebilir. Bu rakamlar bir istatistik değil, okumayı kolaylaştıran örneklerdir.

50, 150 ve 300 asansörde düzen nasıl farklılaşır?

50 asansörlük firma bakım takibini nasıl düzenler?

Bu ölçekte işin büyük kısmı bir iki kişinin bilgisine dayanır. Bu kötü bir durum değildir. Risk, bilginin tek kişide durmasıdır. Planı yapan kişi izne çıktığında “bu ay hangi bina kaldı?” sorusunun cevabı da gider.

Burada çözüm sadeliktir. Asansör başına tek satır, ay başına tek ziyaret, planlanan ve gerçekleşen tarih için ayrı sütun. Excel bakım tablosu rehberi bu yapıyı alan alan anlatır. Gün sonunda beş dakika ayırıp yapılan ve yapılamayan işleri işleyin. Yapılamayan işin nedeni yazılmadan gün kapanmasın.

Bir de yedek konusu vardır. Planı yapan kişi iki hafta izne çıkacaksa, tabloyu açıp bir sonraki haftanın işlerini görebilecek ikinci bir kişi olmalıdır. Bunun için ikinci kişiye yarım saatlik bir anlatım ve tablonun bir kopyası yeter. Bilgi tek kişide durduğu sürece firmanın bakım düzeni o kişinin takvimine bağlıdır.

150 asansörde ofis ve saha nasıl birlikte çalışır?

Bu aşamada genellikle üç el vardır: planlayan, sahadaki teknisyenler ve faturayı hazırlayan. Her biri bilgiyi farklı yerde tutmaya başlar. Planlayıcı tabloda, teknisyen telefonunda ve mesaj grubunda, muhasebe ise ay sonunda gelen listede çalışır. Aynı ziyaret üç yerde üç farklı durumda görünebilir.

Ofis ile saha arasındaki anlaşma basit olmalıdır: iş tek bir kaydın içinde yaşar. Teknisyen o kayda bakar ve sonucu o kayda girer. Değişiklik sahaya mesajla değil, aynı kayıttan gider. Mesaj grubu bildirim kanalı olarak kalır; kaydın yerine geçmez. Teknisyenin gününü nasıl kurduğunuz için teknisyen iş planı rehberine bakın.

Haftalık kısa bir açık iş toplantısı bu aşamada karşılığını verir. On beş dakika yeter. Gündem üç maddedir: atanmamış işler, ertelenenler ve fotoğrafı ya da imzası eksik tamamlananlar.

Aynı ziyaret üç yerde nasıl üç farklı duruma düşer?

Bu örnek neyi gösteriyor?

Üç kişinin hiçbiri yanlış davranmadı. Her biri elindeki bilgiye göre doğru yazdı. Sorun, üç ayrı kaydın aynı ziyareti anlatıyor olması. Ay sonunda bu fark ancak biri üç listeyi yan yana koyduğunda ortaya çıkar. O gün fatura kesilmiş ya da müşteri sormuş olabilir.

Yüz elli asansörde böyle bir ziyaret ayda birkaç kez yaşanabilir. Her biri küçüktür. Toplamı ise ay sonunda saatlerce telefon trafiği demektir. Tek kayıt kuralının amacı, farkı ay sonunda değil, aynı gün yakalamaktır.

Haftalık on beş dakikalık açık iş toplantısında neye bakılır?

• Bu hafta bir teknisyene atanmamış iş kaldı mı?
• Ertelenen her işin nedeni, yeni tarihi ve sahibi yazılı mı?
• Tamamlanmış ama fotoğrafı ya da imzası eksik ziyaret var mı?
• Cihazlarında gönderilmeyi bekleyen kaydı olan teknisyen var mı?
• Ay sonuna kalan sürede yetişmesi zor görünen bölge ya da bina hangisi?

300 asansörde hangi kontrol eklenir?

Bu büyüklükte plan tek ekranda okunamayacak kadar genişler. Bölge ya da ekip bazlı sorumluluk gerekir. Her ekip lideri kendi bölgesinin açık işlerinden sorumlu olur. Kapanış günü ise firma düzeyinde yazılı bir takvime bağlanır.

En sık görülen sorun, ertelenen işin sahipsiz kalmasıdır. Erteleme bir karar gibi görünür, ama aslında başka bir tarihe devredilmiş bir yükümlülüktür. Kime ve hangi tarihe devredildiği kayıtta yoksa iş kaybolur. Bu yüzden yapılmayan bakım listesi ay sonunda bir rapor olarak değil, kapanışın bir adımı olarak okunmalıdır. Adımları ay sonu bakım kapanışı rehberinde bulabilirsiniz.

Üç yüz asansörde sahibinin tek tek ziyarete bakması mümkün değildir. Bunun yerine her ay aynı üç sayıya bakılır: ay sonu açık iş, ziyaretten fatura hazırlığına geçen gün ve vadesi geçmiş alacak. Bir sayı kötüleşirse sahibi o bölgenin sorumlusuyla konuşur. Böylece yönetim, tek tek kayıtlardan sayıların hareketine geçer.

Tablo ve mesaj grupları yetmemeye başladığını nasıl anlarsınız?

• Ay sonunda yapılmayan bakımları bulmak için birden fazla kişiyi arıyorsunuz.
• Aynı ziyaret tabloda, mesaj grubunda ve kâğıt föyde farklı görünüyor.
• Tablonun kopyaları dolaşıyor; hangisinin güncel olduğunu sormanız gerekiyor.
• Fotoğraflar ve imzalar teknisyenlerin telefonunda kalıyor; ofis onları ancak itiraz gelince arıyor.
• Yapılan bir ziyaretin faturaya hazır olduğunu bir sonraki ay fark ediyorsunuz.
• Planlayıcı izne çıkınca işlerin yürümesi için telefonla yönlendirme gerekiyor.
• Ertelenen bir işin kimde olduğunu ve yeni tarihini hemen söyleyemiyorsunuz.
• Yeni bir çalışan tablonun mantığını öğrenmek için haftalarca birinin yanında oturuyor.

Her aşamada hangi roller adlandırılmalı?

İşi durdurmadan ortak kayda 30, 60 ve 90 günde nasıl geçilir?

1. İlk 30 gün: bugünkü düzeni yazın ve ölçün

   Bina ve asansör kodlarını sabitleyin; aynı asansörün iki kodla açılmış olup olmadığına bakın. Ay sonu kapanışını kimin, nasıl yaptığını tek sayfaya yazın. Aşağıdaki üç göstergeyi bu ay için ölçün. Henüz hiçbir şeyi değiştirmeyin. Yazılım düşünüyorsanız yazılım seçim rehberindeki deneme senaryosunu bu ayın verisiyle hazırlayın. Bu adımın çıktısı: sabit kodlar, tek sayfalık kapanış tarifi ve üç ölçülmüş sayı.

2. 31-60. gün: tek bir ekiple paralel çalışın

   Bir ekip ya da bir bölge yeni ortak kayıtla çalışsın; diğerleri eski düzende kalsın. Ay sonunda iki düzenin sonucunu yan yana koyun ve fark çıkan her satırı tek tek inceleyin. Mevcut listenizi taşımayı düşünüyorsanız Excel’den geçiş sayfası işe küçük bir grupla başlandığını anlatır. Bu adımın çıktısı: aynı ayın iki düzende çıkan sonucu ve açıklanmış farklar.

3. 61-90. gün: kalan ekipleri alın, eski tabloyu arşivleyin

   Diğer ekipleri aynı kayda geçirin. Eski tabloyu silmeyin; salt okunur yapıp arşive alın. Haftalık açık iş toplantısını yeni kayıt üzerinden yapın. Üç göstergeyi yeniden ölçün ve ilk ayla karşılaştırın. Bu adımın çıktısı: tek ortak kayıt, yazılı roller ve gerçek rakamlarla bir önce-sonra tablosu.

Düzenin işe yaradığını kendi rakamlarınızla nasıl ölçersiniz?

1. Ay sonu açık iş

   Ayın son günü akşamı tamamlanmamış, ertelenmiş ya da sonucu girilmemiş ziyaretleri sayın. Sayıyı o ayın toplam ziyaret sayısına bölün. Başka firmaların rakamlarıyla kıyaslamayın; yalnızca kendi ayınızı, aynı tanımla her ay ölçün.

2. Ziyaretten fatura hazırlığına geçen gün

   Her tamamlanan ziyaret için ziyaret tarihi ile faturaya hazır olduğu tarih arasındaki günü yazın ve ayın ortalamasını alın. Resmî faturanın kesildiği tarih bu sayıya girmez. Ölçtüğünüz şey hazırlık hızıdır. Zinciri bakımdan fatura hazırlığına rehberinde görebilirsiniz.

3. Vadesi geçmiş alacak

   Ay sonunda vadesi geçmiş faturaların sayısını ve toplam tutarını ayrı ayrı yazın. Tahsilat başka etkenlerden de etkilenir. Bu sayıyı tek başına bakım düzeninin sonucu saymayın. Takip ritmi için geciken tahsilat rehberine bakın.

Örnek hesap: 150 asansörlü kurgusal bir firma

Büyürken sık yapılan hatalar

Sık sorulan sorular