Bakım föyü kimin işini kolaylaştırır?

Müşteriye ya da bina sorumlusuna bakım belgesi veren her firma için hazırlandı. En çok, föyü elle yeniden yazan ofis çalışanı rahatlar.

Teknisyen ziyaretin kaydını bir kez girer. Föy, bu kayıttan PDF olarak oluşturulur. Aynı bilgiyi ikinci kez yazmak gerekmez.

Föyün hukuki geçerliliğine, biçimine ya da saklama süresine LiftOfis karar vermez. Bunları firmanızın sorumluları belirler. Ziyaret kaydının nasıl tutulacağı için dijital bakım föyü rehberine bakın.

Ziyaretten belgeye

  1. Ziyaret kaydını tamamlayın

    Teknisyenin iş kaydında tarih, yapılan işlem ve kanıtları kontrol edin. Eksik bilgi varsa belgeyi oluşturmadan önce ilgili kaydı düzeltin.

  2. İlgili işten föyü oluşturun

    Doğru bina ve asansöre bağlı ziyaret üzerinden PDF hazırlayın. Başka bir asansörün önceki belgesini düzenleyerek kullanmayın.

  3. Kontrol edip paylaşın

    Belgede asansör, tarih ve iş referansını karşılaştırın. PDF’i indirip kendi e-postanızdan gönderebilirsiniz. LiftOfis’ten doğrudan e-posta gönderiminin durumunu demoda sorun.

Örnek föy: ORNEK-IS-001 ziyaretinden ne çıkar?

Örnek veri; föyün içeriği ziyaret kaydının içeriğidir.
Föy bölümüÖrnek içerikKaydın kaynağı
Bina ve asansörB001 · A001Portföydeki sabit eşleşme
Ziyaret12 Ekim · T01 · ORNEK-IS-001İşin kaydı
Kontrol listesiTamamlanan adımlar ve ölçümTeknisyenin doldurduğu liste
Fotoğraflarİşe eklenen iki örnek fotoğrafTeknisyenin eklediği kanıt
ParçalarÖrnek parça P01, 1 adetTeknisyenin bildirdiği parça
İmzaEkrana çizilmiş müşteri imzası. İmza alınamazsa teknisyen nedenini yazar; föyde “İmza alınamadı: neden” görünür.Müşteri onayı adımı
NotKapanış notu; sonraki ziyaret için bırakılan tespit de bu nota yazılırTeknisyenin notu

Föy ne zaman hazırlanabilir?

Föy, ziyaret kaydı ofise ulaştıktan sonra hazırlanır. Teknisyenin kaydı hâlâ telefonda bekliyorsa ofis föyü eksik kayıtla oluşturmamalıdır.

Gün sonunda bekleyen kayıt kalmadığını kontrol edin, sonra föyleri oluşturun. Bağlantısız çalışmanın nasıl ilerlediğini çevrimdışı teknisyen rehberinde okuyabilirsiniz.

Kanıt eksikse ziyaret kapanmaz

Uygulama; kapanış notu ve en az bir fotoğraf olmadan bakım ziyaretini kapatmaz. İmza da istenir; alınamazsa teknisyen nedenini yazar. Müşteri imzalayamıyorsa teknisyen “Ziyareti tamamlayamadım” seçeneğiyle nedenini yazar; bu kayıt tamamlanmış ziyaret sayılmaz ve faturalanmaz. Yanlış asansöre bağlı fotoğrafı paylaşmadan önce düzeltin. Ekrana çizilen imza, nitelikli elektronik imza olarak sunulmaz.

Bu akış hangi hataları önler?

Anonim ofis örnekleri
Sık görülen hataSonucuFöyde nasıl önlenir?
Eski föyü kopyalayıp düzenlemekBaşka asansörün bilgisi yeni belgede kalır.Föy her seferinde ilgili ziyaretten oluşturulur.
Fotoğrafı yanlış asansöre bağlamakMüşteri belgesinde başka makine görünür.Fotoğraf işin kaydına eklenir. Paylaşmadan önce eşleşme kontrol edilir.
İmzasız belge paylaşmakBelgeye güven azalır.İmza alınamazsa neden yazılır; föy imzayı ya da imzanın alınamama nedenini gösterir.
Takılan parçayı föye yazmamakParça faturaya da girmeyebilir.Parça kaydı hem föyde hem fatura hazırlığında yer alır.
Föyü yanlış kişiye göndermekMüşteri bilgisi yanlış alıcıya gider.Göndermeden önce alıcı ofiste kontrol edilir.

Teknisyene föy için hatırlatılacaklar

  • Fotoğraflar doğru asansörün işine eklendi.
  • İmza alındı; alınamadıysa ziyaret “tamamlanamadı” olarak nedeniyle kaydedildi.
  • Takılan parçanın adı ve adedi kayda girildi.
  • Kapanış notunda yapılan işlem ile sonraki ziyaret için bırakılan tespit ayrı cümlelerle yazıldı.
  • Kapanış notu ziyaret bitmeden girildi.

Ofiste son kontrol

  • Bina, asansör ve ziyaret tarihi doğru.
  • Yapılan iş ve sonraki iş için bırakılan not ayrılmış.
  • Kanıtlar ilgili ziyaretle eşleşiyor.
  • Belge doğru alıcı için hazırlanmış.

Yanlış çıkan föy nasıl düzeltilir?

  1. Gönderilmediyse kaydı düzeltin

    Önce ziyaretin kaydındaki hatayı bulun: yanlış asansör, eksik tarih ya da yanlış eşleşen fotoğraf. Sonra föyü yeniden oluşturun.

  2. Gönderildiyse alıcıyı bilgilendirin

    Düzeltilmiş föyü alıcıya iletin. Hangi föyün neden değiştiğini iş notuna yazın.

  3. Nedenini bulun

    Hata, bina adına bakıp işi seçmekten çıkmış olabilir. Ekibe föyün ziyaret kaydından açıldığını hatırlatın.

  4. Sonraki föyleri daha dikkatli kontrol edin

    Düzeltmeden sonraki ilk iki föyü her zamankinden dikkatli okuyun. Hata tekrar ediyorsa asansör eşleşmesine bakın.

LiftOfis’te föy nerede oluşur?

Föy, ziyaretin kaydından oluşturulur. İçine kontrol listesi, fotoğraflar, imza ve takılan parçalar girer. Başka bir yerde yeniden yazılmaz.

Ofis PDF’i oluşturup kontrol eder. Bina, asansör, tarih ve iş referansı doğruysa föy paylaşıma hazırdır.

Föyü PDF olarak indirip kendi e-postanızdan gönderebilirsiniz. LiftOfis’ten doğrudan e-posta gönderimi için ayarın durumunu demoda sorun.

Teknisyenin bildirdiği parça aynı zamanda fatura hazırlığına düşer. Böylece föyde yazan parça ile faturaya giden kalem aynı kayıttan gelir. Ayrıntılar fatura ve tahsilat sayfasındadır.

Fotoğraf ve imzanın sahada nasıl alındığını mobil teknisyen sayfasında görebilirsiniz.

Föy akışına nasıl geçilir?

  1. Mevcut föyünüzü inceleyin

    Bugün kullandığınız föyün ya da bakım formunun satırlarını listeleyin. Hangi alanları her seferinde yeniden yazdığınızı işaretleyin.

  2. Kontrol listesini buna yaklaştırın

    Bakım listesi şablonlarını ofis düzenler. Föydeki satırlarla şablondaki adımları eşleştirin.

  3. Bina ve asansörleri aktarın

    Aktarımı LiftOfis ekibi yapar; isterseniz Firma Ayarları altındaki Veri aktarımı ekranından kendiniz de yükleyebilirsiniz. Yüklemeden önce deneme raporunu sizinle inceler; onayınız olmadan kayıt yüklenmez. Föydeki bina ve asansör bilgisi bu aktarımdan gelir. Hazırlık için Excel’den geçiş sayfasına bakın.

  4. İlk föyü eskisiyle karşılaştırın

    Gerçek bir ziyaretten ilk föyü oluşturun ve eski belgenin yanına koyun. 30 gün ücretsiz denemede bunu birkaç ziyaretle yineleyin. Kurulum ve eğitim fiyata dahildir. Paketleri fiyatlar sayfasında görebilirsiniz.

Föyün sınırları

Ekrana çizilen imza, nitelikli elektronik imza değildir. LiftOfis föyün hukuki geçerliliği ya da saklama süresi konusunda karar vermez ve bunu garanti etmez. LiftOfis’ten doğrudan e-posta gönderiminin durumunu demoda sorun; PDF’i indirip kendi e-postanızdan da gönderebilirsiniz. Föy tek bir ziyaretin kaydından oluşur ve içeriği o kayıttaki alanlara bağlıdır. Kayıtta olmayan bilgi föyde de olmaz.

Sık sorulan sorular

Bakım föyü nasıl oluşur?

Föy, ziyaret kaydından PDF olarak oluşturulur. Önce teknisyenin iş kaydındaki tarih, yapılan işlem ve kanıtlar kontrol edilir; eksik bilgi varsa belge oluşturulmadan önce düzeltilir.

Föy e-posta ile gönderilebilir mi?

PDF’i indirip kendi e-postanızdan gönderebilirsiniz. LiftOfis’ten doğrudan e-posta gönderiminin durumunu demoda sorun.

Ekrana çizilen imza resmî elektronik imza yerine geçer mi?

Hayır. Ekrana çizilen imza, nitelikli elektronik imza olarak sunulmaz. Belgenin kullanım ve saklama koşullarını firmanızın sorumluları belirler.

İmza alınamazsa ziyaret kapanır mı?

Evet, nedeni yazılırsa kapanır. İmzalayacak kimse yoksa teknisyen “İmza alınamadı” kutusunu işaretleyip nedenini yazar, örneğin “Yönetici yoktu”; ziyaret imzasız kapanır ve föyde “İmza alınamadı: neden” görünür. Yanlış asansöre bağlı bir fotoğraf varsa paylaşımdan önce düzeltilir.

Föyde hangi bilgiler yer alır?

Föy; kontrol listesini, fotoğrafları, imzayı ve takılan parçaları ziyaret kaydından alır. Bina, asansör, tarih ve iş referansını paylaşmadan önce ofiste kontrol edersiniz.

Föyü teknisyen mi, ofis mi oluşturur?

Teknisyen ziyaretin kaydını sahada girer. Ofis, ilgili ziyaretten föyü PDF olarak oluşturur ve kontrol eder.

Aynı binadaki iki asansör için tek föy olur mu?

Hayır. Föy tek bir ziyaretin kaydından oluşturulur. Aynı binadaki iki asansör ayrı işlerle izlendiği için her biri kendi föyünü alır.

Föyde yazan parça faturaya geçer mi?

Teknisyenin bildirdiği parça fatura hazırlığında da kalem olarak görünür. Fiyatı tanımlı değilse kalem bekler ve nedeni görünür. Nasıl çalıştığını fatura ve tahsilat sayfasında okuyun.