Bakım takibi kimin işini kolaylaştırır?

Yaklaşık 50 ile 1.000 asansör arasında bakım yapan firmalar için hazırlandı. Üç tür kullanıcı vardır: firma sahibi, ofiste planı yürüten kişi ve sahadaki teknisyen. Kullanıcı sayısı sınırlı değildir.

Firma sahibi, bu ay kaç bakımın açık kaldığını tek ekrandan görmek ister. Planlayıcı, hangi asansörün kime verildiğini ve nerede takıldığını bilmek ister. Teknisyen, günün işlerini açık görmek ister. Bugün Excel kullanıyorsanız Excel bakım takip tablosu rehberindeki alanlar iyi bir başlangıçtır.

Bina yöneticileri bu sayfanın muhatabı değildir. LiftOfis bir müşteri portalı sunmaz; bakım firmasının kendi kaydını tutar. Portföyünüz büyüyorsa takip düzeninin nasıl değiştiğini da okuyabilirsiniz.

Plandan ziyaret sonucuna

  1. Asansörü ve sözleşmeyi eşleştirin

    Bakım işinin doğru bina, asansör ve sözleşme için oluştuğunu kontrol edin. Aynı binadaki asansörleri ayrı işlerle izleyin.

  2. İşi teknisyene atayın

    İşler listesinden planı ve sorumluyu inceleyin. Ziyaret ertelenirse nedeni ve sonraki adımı kayıt altında tutun.

  3. Gün sonunda açık işleri ayırın

    Tamamlanan, geciken veya henüz atanmamış işleri karşılaştırın. Planlanmış işi yapılmış kabul etmeyin.

Örnek ay: altı asansör, iki tamamlanan, dört açık iş

Örnek veri: binalar B001–B003, asansörler A001–A006, teknisyenler T01–T02. Düz bir “yapıldı” sütunu bu farkı gizlerdi.
AsansörPlanlanan günTeknisyenSonuçOfisin sonraki işi
A001 (B001)5. günT01TamamlandıZiyaret kaydının doğru asansörde olduğunu doğrulayın.
A002 (B001)5. günT01Giriş yapılamadıNedeni okuyun; yeni günü bina sorumlusuyla belirleyin.
A003 (B002)12. günT02Tamamlandı, parça takıldıParça kaydının fatura hazırlığında göründüğünü kontrol edin.
A004 (B003)19. günAtanmamışİş var, atama yokTeknisyen atayın.
A005 (B003)19. günT02ErtelendiErteleme nedenini ve yeni günü kaydedin.
A006 (B003)26. günT01Tarih geçti, ziyaret yokGeciken işi öne alın; nedenini T01’e sorun.

Örnek ayı nasıl okursunuz?

Altı satırın ikisi tamamlandı. Kalan dört iş açıktır ve her birinin sahibi farklıdır. A002 için bina sorumlusuyla yeni gün konuşulur. A004 ve A005 için planlayıcı karar verir. A006 için nedeni T01’e sorarsınız.

Bu ayrım olmadan ay sonunda yalnızca “dört iş yapılmadı” dersiniz. Nedenini ve sahibini bilmezsiniz. Kayıtta ise her açık işin yanında bir sonraki adım yazar.

Ofisin gördüğü durum, yapacağı işi söylesin

Anonim ay sonu kontrolü
Görülen kayıtKontrol edilecek konu
İş var, atama yokHangi teknisyene verilecek?
Ziyaret gerçekleşmediErteleme veya erişim sorunu var mı? Yeni planı kim yapacak?
TamamlandıZiyaret kaydı ve varsa ek iş doğru asansöre bağlı mı?

Bu kayıt hangi hataları önler?

Anonim ay sonu örnekleri
Sık görülen hataNasıl ortaya çıkar?Kayıtta nasıl görünür?
Planı yapılmış saymakTakvimde iş olduğu için bakım yapılmış sanılır.Planlanan ve tamamlanan ayrı durumdadır.
Binayı tek kayıt saymakAynı binadaki ikinci asansör unutulur.Her asansör kendi işiyle izlenir.
Erişilemeyen ziyareti unutmakAy sonunda nedeni hatırlanmaz.Ziyaret sonucu ve nedeni işte yazılıdır.
Atamasız işi fark etmemekİş vardır ama kimseye verilmemiştir.Gecikmiş bakım “Bugün” ekranındaki yapılacaklar listesinde görünür.
Yanlış kişiyi aramakİşin kimde olduğu belli değildir.Atanan teknisyen işin yanında yazar.

Tamamlanan işi gelir akışında da izleyin

Bakım sonrası fatura hazırlığı listesiGörseli büyüt ↗

Fatura hazırlığında işin karşılığını ve eksik bilgiyle bekleyen kayıtları inceleyin. Hazırlık listesi resmî e-Fatura gönderimi yapmaz.

Örnek görünüm Fatura hazırlığında işin karşılığını ve eksik bilgiyle bekleyen kayıtları inceleyin. Hazırlık listesi resmî e-Fatura gönderimi yapmaz.

LiftOfis’te bakım takibi nasıl görünür?

“Bugün” ekranı, açılışta geciken bakımı ve diğer yapılacakları listeler. Ayrı bir rapor aramanız gerekmez.

Bakım planı, sözleşmedeki asansörler için aylık ziyaretleri üretir. İş emirleri listesini zamana, türe ve duruma göre süzebilirsiniz. Sözleşme tarafı için bakım sözleşmesi takibi rehberine bakın.

Sözleşme bitişinden 90, 60, 30 ve 7 gün önce uygulama içinde hatırlatma görünür. Böylece bakım planının dayandığı sözleşme bitmeden ofis haberdar olur.

Dağıtım takviminde teknisyenleri günlere göre görürsünüz. İşi atar, başka güne taşır ve yaptığınız değişikliği geri alabilirsiniz. Atamayı kaldırıp sonra geri de getirebilirsiniz. Haftalık düzen için teknisyen iş planı rehberine bakabilirsiniz.

Ziyaret sonuçlarını nedenleriyle kaydedersiniz; örneğin “Giriş yapılamadı” ya da “Yönetici yoktu”. Bina kartında telefon ve harita bağlantıları, asansör sayfasında geçmiş ziyaretlerin zaman çizelgesi bulunur.

“Bakımı yapılmayanlar” ekranı, seçtiğiniz dönemde tamamlanmış bakımı olmayan asansörleri listeler. Ay sonu karşılaştırmasının hazır cevabı budur. Raporu nasıl okuyacağınız için ay sonu bakım kapanışı rehberindeki listeyi kullanın.

Bakım takibine nasıl geçilir?

  1. Listenizin yapısını paylaşın

    Önce elinizdeki Excel listesinin sütun başlıklarını ve kayıt sayısını paylaşın. Dosyayı nasıl ileteceğinizi görüşmede birlikte belirleriz. Hazırlığın ayrıntıları Excel’den geçiş sayfasındadır.

  2. Deneme aktarımının raporunu inceleyin

    Aktarımı LiftOfis ekibi yapar; isterseniz Firma Ayarları altındaki Veri aktarımı ekranından kendiniz de yükleyebilirsiniz. Yüklemeden önce deneme raporunu sizinle inceler; onayınız olmadan kayıt yüklenmez. Rapor, dosyanızdaki eksik ve tekrarlayan satırları gösterir.

  3. Kullanıcıları ve şablonları kurun

    Ofis ve teknisyen kullanıcıları açılır. Bakım listesi şablonlarını ofis, firmanızın bakım formuna göre düzenler.

  4. İlk ayı kendi verinizle izleyin

    30 gün ücretsiz denemede ilk planı kendi asansörlerinizle izlersiniz. Kurulum, Excel aktarımı ve kullanıcı eğitimi paket fiyatına dahildir. Paketleri fiyatlar sayfasında görebilirsiniz.

Bakım takibinin sınırları

Rota optimizasyonu yoktur; teknisyenleri günlere siz dağıtırsınız. Hatırlatmalar yalnızca uygulama içindedir, SMS veya WhatsApp gitmez. Bağlantısız çalışan teknisyen yeni atamayı bağlantı gelene kadar göremez. Montaj ve revizyon projeleri, stok ve çok şube için ayrıca teklif alınır.

Demoda kendi ayınızın üzerinden geçelim

  • Bir asansörün sözleşmesini, bu ayki işini ve teknisyenini bulun.
  • Yapılmayan bakımın kaydını ve nedenini inceleyin.
  • Tamamlanan ziyaretin kanıtını ve fatura hazırlığıyla ilişkisini görün.

Sık sorulan sorular

Aylık bakım planında neleri takip ederim?

Planlanan işi, atanan teknisyeni ve ziyaretin sonucunu aynı kayıtta izlersiniz. Tamamlanan, geciken ve henüz atanmamış işleri ayrı görürsünüz; planlanmış işi yapılmış saymazsınız.

Yapılmayan bakımı nasıl fark ederim?

Gün sonunda tamamlanan, geciken ve atanmamış işleri karşılaştırırsınız. Ziyaret ertelenirse nedenini ve sonraki adımı kayıtta tutarsınız; açık kalan bakım listede görünür kalır.

Aynı binadaki birden fazla asansörü nasıl izlerim?

Aynı binadaki asansörleri ayrı işlerle izlersiniz. Bir asansörün kaydı tamamlanmış olsa da diğerinin açık işi kendi kaydında görünür.

Tamamlanan bakım faturaya nasıl bağlanır?

Tamamlanan ziyaretin kanıtı, fatura hazırlığıyla birlikte görülür. Ücretlendirilecek işleri hazırlıkta karşılaştırırsınız; resmî faturayı kendi muhasebe sisteminizde düzenlersiniz.

Bakım planı sözleşmeden nasıl oluşur?

Bakım planı, sözleşmedeki asansörler için aylık ziyaretleri üretir. Üretilen işler iş emirleri listesinde görünür ve oradan teknisyene atanır.

Gün içinde işi başka teknisyene verebilir miyim?

Evet. Dağıtım takviminde işi başka teknisyene veya güne taşırsınız; yanlış değişikliği geri alabilirsiniz. Bağlantısız çalışan teknisyen yeni atamayı bağlantı gelene kadar göremez; bu yüzden değişikliği telefonla da bildirin.

Dönem sonunda yapılmayan bakımları nasıl listelerim?

“Bakımı yapılmayanlar” ekranı, seçtiğiniz dönemde tamamlanmış bakımı olmayan asansörleri gösterir. Raporu ziyaret sonuçlarıyla birlikte okuyun.

Mevcut Excel listemi kim aktarır?

LiftOfis ekibi aktarır. Önce deneme aktarımının raporunu sizinle inceler; siz onaylamadan kayıt yüklemez. Excel aktarımı paket fiyatına dahildir.