Geçiş yedi adımda nasıl ilerler?

  1. Listelerinizi topluyoruz

    Asansör, müşteri ve sözleşme dosyalarınızı bir araya getiriyoruz. Hangisinin güncel olduğuna siz karar verirsiniz. İlk mesajda yalnızca sütun başlıkları ve kayıt sayısı yeterlidir.

  2. Birlikte temizliyoruz

    Boş hücreleri, yazım farklarını ve tekrar eden satırları işaretliyoruz. Çelişen kayıtta hangisinin doğru olduğunu siz söylersiniz. Kopya üzerinde çalışırız; asıl dosyanız yerinde kalır.

  3. Bina ve asansörleri kodluyoruz

    Her satırı bir asansör sayıp binasına ve müşterisine bağlıyoruz. Asansör kimlik numarası varsa eşleşmenin anahtarıdır; numarası olmayan asansör bina ve adıyla tanınır.

  4. Ön kontrol raporunu çıkarıyoruz

    Dosya yalnızca okunur, sonuç rapor olarak çıkar; sisteme hiçbir kayıt girmez.

  5. Raporu sizinle inceliyoruz

    İstisnaları birlikte gözden geçiriyoruz. Her satırın düzeltilmesine, atlanmasına ya da sonra konuşulmasına siz karar verirsiniz.

  6. Yüklüyoruz

    Onayladığınız veriyi sisteme alıyoruz. Önce küçük bir bölümü yükleyip birlikte kontrol ederiz; doğruysa kalanını yükleriz.

  7. Kabul kontrolünü yapıyoruz

    Adetleri, örnek ilişkileri ve ofis ile teknisyen ekranlarını kabul listesiyle birlikte kontrol ediyoruz.

İsterseniz kendiniz de yükleyebilirsiniz

Firmanın yetkili kullanıcısı dosyayı Firma Ayarları altındaki Veri aktarımı ekranından kendisi de yükleyebilir. Ekran dört adımdır: Dosya, Eşleştirme, Kontrol, Uygula. Dosya .xlsx ya da .csv olabilir ve en fazla 10 MB olmalıdır. Kontrol adımı hatalı satırları gösterir; hata varken aktarım onaylanmaz ve sisteme kayıt girmez. Uygula dedikten sonra aktarım bu ekrandan geri alınamaz; önce küçük bir dosyayla deneyin. Takılırsanız dosyanızı bize gönderin, birlikte yapalım.

Görüşmeden önce ne hazırlamalı?

İlk inceleme için veri listesi
VeriÖn kontrol
Bina ve asansörlerSabit kod, asansör kimliği, bina eşleşmesi ve adres.
Müşteri ve sözleşmeHangi asansörün hangi müşteriye ve sözleşmeye bağlı olduğu.
Açık işlerBakımı gerçekleşmeyen ziyaret, erteleme ve sonraki adım. Bu liste aktarımın parçası değildir; ilk ayın planı için elinizde olsun.
KullanıcılarOfis ve teknisyenlerin görevleri; yetkiler birlikte belirlenir.

Sizin tarafınızda ne hazır olmalı?

  • Aktarımın temeli olacak güncel ana dosya. Birden fazla dosyanız varsa hangisinin geçerli olduğunu belirleyin.
  • Çelişen kayıtlarda karar verecek bir kişi. Karar gecikirse o satırlar yüklenmeden bekler.
  • Bakımını bugün yürüttüğünüz asansörlerin işaretli listesi.
  • Müşterilerin vergi numarası ve vergi dairesi. Eksik numara geçici bir kayıtla yüklenir; ilgili iş fatura hazırlığında eksik bilgi nedeniyle bekler.
  • Raporu birlikte inceleyeceğiniz zaman: ofis planlayıcısı ve isterseniz bir teknisyen.

Ön kontrol raporu neyi gösterir?

Rapor, dosyanızın sisteme girmeden önceki halini özetler. Neyin düzeltileceğini yüklemeden önce görürsünüz. Raporda kapı şifreleri yer almaz.

Raporun bölümleri

Her bölümde sizden beklenen karar
BölümNe gösterir?Siz ne yaparsınız?
ÖzetOkunan satır, bina, müşteri ve yüklenecek asansör adedi; atlanacak satır sayısıAdetleri kendi sayımınızla karşılaştırırsınız
Sütun eşleşmesiDosyanızdaki başlığın hangi alana bağlandığı; bulunamayan alanlarYanlış bağlanan veya eksik sütunu söylersiniz
İstisna listesiDüzeltilecek satırlar: satır numarası, bina adı ve kısa notHer satır için düzeltme, atlama ya da bekletme kararı verirsiniz
Varsayılan değer yazılanlarEksik vergi numarası için yazılan geçici numara ve eksik vergi dairesi yerine yazılan “-” gibi değerler. Bu bölüm yalnızca böyle bir değer yazıldıysa çıkarGeçici değerleri sonradan gerçek bilgiyle tamamlamayı planlarsınız

Önce küçük bir grubu doğrulayın

  1. Kaynak dosyayı koruyun

    Asıl dosyanın bir kopyasıyla çalışın. Tekrarlanan asansörü işaretleyin; hangi kaydın doğru olduğu netleşmeden rastgele silmeyin. Dosyada hangi bilgilerin bulunması gerektiğini Excel bakım takip tablosu rehberinde görebilirsiniz.

  2. Eşleşmeleri birlikte kontrol edin

    Aynı binadaki asansörleri, müşteri ilişkisini ve sözleşme dönemini örnek kayıtlar üzerinden karşılaştırın. Kodlar ve kimlik numaralarında baştaki sıfırları koruyun.

  3. Örnek aktarımın sonucunu inceleyin

    Seçilen grubun adetlerini ve ilişkilerini kaynak tabloyla karşılaştırın. Ofiste asansörü bulun; teknisyenin doğru atanan işi gördüğünü mobil uygulamada kontrol edin.

  4. Kalan veriyi ve eğitimi planlayın

    Örnek doğruysa kalan aktarımın kapsamını belirleyin. Kullanıcı eğitimiyle planlama, ziyaret kaydı ve gün sonu kontrolünü birlikte uygulayın.

Dosyalarda tipik beş sorun ve çözümü

Raporda görünen sorun ve düzeltme yolu
SorunRaporda nasıl görünür?Çözüm
Asansör kimlik numarası boşHata sayılmaz; asansör bina ve adıyla tanınırEtiket veya tescil numarasını tamamlamanız önerilir. Bulamadığınız asansörü bize bildirin.
Aynı numara iki satırdaSatır raporda sorun olarak görünür; düzeltilene kadar aktarım onaylanmazHangisinin doğru olduğuna siz karar verin; yanlış satırı silmeden işaretleyin.
Aynı bina farklı yazılmışBina sayısı sizin sayımınızdan farklı çıkarBina adını ve ilçeyi her satırda aynı yazın.
Telefon bozuk veya yokOkunamayan numara listelenir; boş telefon hata sayılmazYönetici telefonunu ayrı sütunda, hücre başına tek numara olarak yazın.
Aylık fiyat boşAsansör yüklenir ama fiyatsız olduğu için sözleşmeye girmezFiyatı tamamlayın; sözleşmeye ancak aylık fiyatı olan asansör girer.

Aktarım sonrası kabul kontrolü

  • Bina ve asansör sayıları beklenen adetlerle eşleşiyor.
  • Örnek müşteri–asansör–sözleşme ilişkileri doğru.
  • Tekrarlanan kayıt ve açık iş listesi kontrol edilmiş.
  • Ofis ve teknisyen kendi yetkisiyle doğru kaydı bulabiliyor.

İlk mesajda bütün dosyayı göndermeniz gerekmez

Önce sütun başlıklarını ve kaç kayıt bulunduğunu paylaşın. Kişisel veri, kapı şifresi veya imza içeren dosyaları açık kanallara eklemeyin; gerçek veri aktarım kanalını görüşmede belirleyelim. İlk mesajın içeriği için iletişim sayfasına, erişim kuralları için güvenlik sayfasına bakın.

Sık sorulan sorular

Excel’i bir süre paralel kullanabilir miyim?

Evet, asıl dosyanızı saklayın. Ancak aynı bilgiyi iki yerde güncellemeyin; geçiş gününü birlikte belirleyin ve o günden sonra değişiklikleri yalnızca LiftOfis’e girin. Excel’de hangi bilgilerin tutulması gerektiğini bu rehberde bulabilirsiniz.

Dosyalarım dağınıksa ne olur?

Dağınıklık önce raporda görünür. Rapor eksik ve tutarsız satırları listeler; düzeltmelerden sonra raporu yeniden hazırlayıp birlikte tekrar bakarız. Portföy büyüdükçe düzenin nasıl değiştiğini takip düzeni rehberi anlatır.

Verilerimizi kimler görür?

Aktarımdan sonra kayıtları firmanızın kullanıcıları kendi yetkileri kadar görür; rolleri erişim bölümünde bulabilirsiniz. Aktarım sırasında LiftOfis ekibi dosyanızla çalışır; paylaşım kanalını ve kimlerin erişeceğini görüşmede yazılı netleştirin.

Neler aktarılmaz?

Bu aktarım bina, müşteri, asansör ve dosyada varsa bakım sözleşmesi bilgilerini kapsar. Geçmiş ziyaret fotoğrafları, eski föy dosyaları ve fatura geçmişi aktarımın parçası değildir; bunlara ihtiyacınız varsa ilk görüşmede sorun.