Fatura ve tahsilat takibi kimin işini kolaylaştırır?
Bakım ve ek işleri ay sonunda faturalayan firmalar için hazırlandı. Kullanıcılar firma sahibi, ofis sorumlusu ve muhasebe sorumlusudur.
Amaç, yapılan işin faturalanmadan unutulmamasıdır. LiftOfis muhasebe programı değildir ve resmî fatura düzenlemez. Hazırlığı toparlar, eksikleri gösterir, tahsilatı izler.
Teknisyen fatura tutarlarını görmez; tutarlar yalnızca ofis kullanıcılarının ekranındadır. Adım adım anlatım isterseniz fatura hazırlığı rehberini okuyun.
Örnek ayı nasıl okursunuz?
Dört kalem hazırdır; toplamı 1.200 + 1.200 + 650 + 450 = 3.500 TL’dir. A006 ve A007 tutarıyla birlikte bekler; toplamları 1.200 + 1.200 = 2.400 TL’dir. A004 fiyatsızdır. A007’nin kalemi oluşmuştur ama kırmızı etiket nedeniyle bekler.
Yalnızca hazır toplama bakan biri ay sonunda 3.500 TL’lik bir liste görür. Oysa tutarı belli 2.400 TL daha bekliyor ve bir parçanın fiyatı bilinmiyor. LiftOfis bu grupları ayrı gösterir.
Bu örnekte ücretli ek iş yoktur. Sözleşmesiz bir ücretli ek iş, müşterisi belliyse tutarı boş bir kalem olarak listeye düşer ve “fiyat eksik” nedeniyle bekler. Sessizce kaybolmaz.
Tutarların KDV dahil mi hariç mi olduğu sözleşme satırındaki işarete bağlıdır. Doğru oranı muhasebecinizle teyit edin.
LiftOfis’te bu akış nasıl görünür?
“Faturaya hazır işler” listesi; tamamlanan bakımı, takılan parçayı ve ücretli ek işi aday olarak toplar. Bekleyen adayın yanında nedeni yazar: vergi numarası eksik ya da geçici, fatura adresi eksik, fiyat eksik, onay bekliyor ya da etiket kırmızı. Sözleşmesi henüz fatura tarafına ulaşmamış tamamlanmış ziyaretler ayrı olarak “Sözleşmesiz işler” listesinde durur.
Sözleşme satırında fiyat, KDV işareti, KDV oranı ve e-belge türü işareti bulunur. Sözleşme satırlarının nasıl kurulacağını bakım sözleşmesi takibi rehberinde bulabilirsiniz.
Resmî fatura düzenlendikten sonra iç fatura kaydını açarsınız; ödeme geldiğinde ödeme kaydını girersiniz. Açık alacaklar yaşlandırma görünümünde gruplanır. Vadesi geçen alacağa görüşme notu eklersiniz. Ritim için geciken tahsilat takibi rehberine bakın.
Her ayın muhasebe dışa aktarımı Excel olarak alınır. Muhasebeciniz bu listeyi kendi sisteminde faturaya çevirir.
“Bugün” ekranı, sözleşmesi bekleyen işi ve vadesi geçen alacağı yapılacaklar listesinde gösterir. Ay sonu sırası için ay sonu bakım kapanışı rehberini kullanın.
Bu akışın sınırları
Banka hareketleri otomatik eşleşmez; ödeme kaydı sizin girdiğiniz bilgidir. Muhasebe programıyla doğrudan bağlantı yoktur; aktarım Excel listesiyle olur. Hatırlatma uygulama içinde görünür; SMS ya da WhatsApp mesajı gönderilmez. Resmî e-Fatura ve e-Arşiv belgesini kendi muhasebe sisteminiz düzenler. Parça fiyatları “Stok ve parça” altındaki Parça ve hizmet kataloğundan gelir. Bu bölüm yalnız Büyüme ve Profesyonel paketlerinde açılır ve ayrıca teklif edilir; fiyatı olmayan kalem “Tutarı gir” ile fiyatlanır. Listede fiyatı olmayan parça silinmez, “fiyat eksik” nedeniyle bekler.
Sık sorulan sorular
LiftOfis e-Fatura keser mi?
Hayır. Resmî faturayı kendi muhasebe sisteminizde düzenlersiniz. LiftOfis’te fatura hazırlığını ve alacak ile tahsilat kaydını izlersiniz.
Fiyatı eksik bir iş ne olur?
Fiyatsız parça veya eksik sözleşmeyle bekleyen kayıt ayrı görünür. Bekleme nedenini düzelttikten sonra hazırlık sonucu yeniden doğrulanır.
Hazırlanan iş tahsil edilmiş sayılır mı?
Hayır. Alacak ve tahsilat, yapılan işten ayrı bir aşama olarak izlenir; hazırlanan iş ödenmiş sayılmaz.
Dönem sonunda neleri birlikte kontrol etmeliyim?
Ücretlendirilecek işin hazırlıkta karşılığı var mı, eksik fiyat veya sözleşmenin sorumlusu belli mi, aynı iş yanlışlıkla iki kez hazırlanmış mı ve fatura ile tahsilat kayıtları ayrı ayrı doğrulanmış mı sorularına bakın.
Sözleşmesi olmayan iş faturaya nasıl girer?
Sözleşmesi olmayan ücretli iş kaybolmaz: müşterisi belliyse “Faturaya hazır işler” listesine tutarı boş bir kalem olarak düşer ve “fiyat eksik” nedeniyle bekler. Sözleşmesi fatura tarafına ulaşmamış tamamlanmış ziyaret ise “Sözleşmesiz işler” listesinde durur; sözleşmeye bağlanınca faturaya hazır işlere geçer. Sırayı fatura hazırlığı rehberinde bulabilirsiniz.
Fatura listesini muhasebe programıma aktarabilir miyim?
Doğrudan bağlantı yoktur. Aylık muhasebe dışa aktarımı Excel listesi olarak alınır. Muhasebeciniz bu listeyi kendi sisteminde kullanır.
Teknisyen fatura tutarlarını görür mü?
Hayır. Fatura tutarları ofis kullanıcılarının ekranındadır; teknisyen yalnızca kendi işiyle ilgili bilgiyi görür.
Kırmızı etiketli asansörün aylık bakım kalemi ne olur?
Kalem oluşur ama o asansörün son kontrol etiketi kırmızı olduğu sürece “Kırmızı etiketli asansör” nedeniyle bekler. Aynı asansörün parça ve ek iş kalemleri de bekler. Kontrol sonucu kırmızı olmaktan çıkınca kalemler kendiliğinden açılır. Bu, ürünün kuralıdır; hukuki bir değerlendirme değildir. Etiket anlamı için etiket renkleri rehberine bakın.
Görseli büyüt ↗