Hangi kişisel verileri işlediğimizi, nedenini, kimlerle paylaştığımızı ve haklarınızı bu sayfada okuyabilirsiniz. Sayfa, 6698 sayılı KVKK’nın 10. maddesi kapsamındaki aydınlatma metnidir.
Son güncelleme
Bu metin kimleri kapsar?
Bu sayfa, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (KVKK) 10. maddesi kapsamında hazırlanmış aydınlatma metnidir. Aynı zamanda LiftOfis’in gizlilik politikasıdır.
Üç grup kişiyi kapsar. Birincisi, liftofis.com’u gezen veya bize yazan kişilerdir. İkincisi, deneme kaydı yapan ve LiftOfis web uygulamasını kullanan firma çalışanlarıdır. Üçüncüsü, LiftOfis Saha mobil uygulamasını kullanan teknisyen ve yöneticilerdir.
Bir asansör bakım firması, kendi müşterilerinin ve binalarının bilgisini LiftOfis’e girer. Bu bilgilerin sorumlusu o firmadır. Ayrıntısı Firmanızın girdiği veriler bölümündedir.
LiftOfis iş amaçlı bir üründür. 18 yaşın altındaki kişilere yönelik değildir.
Verilerinizi elektronik ortamda, üç yoldan topluyoruz: sizin girdiğiniz formlar, uygulama ekranları ve yazışmalar; firmanızın sisteme girdiği kayıtlar; site, uygulama ve sunucuların kendiliğinden oluşturduğu kayıtlar.
Veri sorumlusu kimdir?
LiftOfis, OKENext tarafından geliştirilir ve işletilir. Bu sayfada anlatılan işlemlerde veri sorumlusu OKENext’tir. Firmaların kendi müşterileriyle ilgili girdiği veriler bunun dışındadır.
Başvurularınızı aşağıdaki iletişim bilgilerine iletebilirsiniz.
Veri sorumlusunun bilgileri
Veri sorumlusunun kimlik ve iletişim bilgileri
Bilgi
Ayrıntı
Veri sorumlusu
OKENext (LiftOfis’in geliştiricisi ve işletmecisi)
Adres
İzmir. Başvurularınızı ve bildirimlerinizi e-posta ile alırız.
E-posta
liftofis@okenext.com
Telefon ve WhatsApp
+90 531 745 49 57
Hangi verilerinizi işliyoruz?
Veri grupları, kapsamı ve kullanım amacı
Veri grubu
Hangi veriler?
Ne için kullanılır?
Site ziyareti ve iletişim
WhatsApp veya e-posta ile yazarsanız telefon numaranız ya da e-posta adresiniz ve mesajınız. WhatsApp mesajına eklenen sayfa, buton ve kampanya kaynağı etiketi. Sayfa görüntüleme sayısı gibi toplu ölçümler.
Talebinize yanıt vermek, demo ve görüşme planlamak, sitenin kullanımını saymak.
Deneme kaydı
Firma adı, adınız ve soyadınız, e-posta adresiniz, isteğe bağlı telefon numaranız, asansör sayısı aralığı ve isteğe bağlı pazarlama iletisi onayı. Aynı bağlantıdan çok sayıda kayıt yapılmasını sınırlamak için bağlantı adresinin geri döndürülemez özeti (adresin kendisi saklanmaz).
Deneme hesabını açmak, şifre belirleme bağlantısını göndermek, kötüye kullanımı sınırlamak. Onay verdiyseniz yenilik ve kampanya iletileri göndermek.
Hesap bilgileri
Ad soyad, e-posta, isteğe bağlı telefon, yetki grubu, parolanın şifrelenmiş özeti (parolanın kendisi saklanmaz), isteğe bağlı profil fotoğrafı, hesap durumu, başarısız giriş sayısı ve kilit süresi. Kullanım koşullarını ve bu metni kabul ettiğinize dair kayıt: sürüm, tarih ve saat. IP adresi saklanmaz.
Hesabı açmak, girişinizi ve yetkilerinizi yönetmek, hesabı korumak.
İş kayıtları
Size atanan işler. Kontrol listesi cevapları, ölçümler, notlar, kullanılan parçalar, ziyaretin saatleri ve sonucu. Bu kayıtlar hesabınızla ilişkilendirilir.
Bakım ve arıza işini yürütmek, bakım föyü oluşturmak, işi faturaya hazırlamak.
Fotoğraf, imza ve belgeler
İş sırasında çektiğiniz fotoğraflar, müşteri imzasının görüntüsü, oluşturulan bakım föyü PDF’i, içe aktarma dosyaları.
Yapılan işin kanıtını saklamak, föyü hazırlamak, firmanın verisini sisteme aktarmak.
Bina erişim bilgisi
Kapı kodu veya giriş notu gibi bina erişim bilgisi. Her görüntülemede kimin, hangi binaya baktığı. Ofis kullanıcısı ayrıca gerekçe yazar.
Teknisyenin binaya girebilmesi. Bilgi şifreli saklanır ve telefona kaydedilmez.
Müşteri ve bina bilgileri
Firmanın girdiği müşteri, bina yöneticisi veya iletişim kişisi adı, telefon, e-posta, bina adresi, sözleşme ve fatura hazırlığı bilgileri.
Firmanın bakım ve faturalama işini yürütmesi. Sorumlusu firmadır.
Bildirimler ve cihaz
Anlık bildirim için telefonun bildirim kayıt kodu (Firebase Cloud Messaging belirteci), bildirim tercihleriniz ve uygulama içi bildirim kutunuz.
Yeni iş, iptal veya gün değişikliği gibi bildirimleri size iletmek.
Çökme ve hata raporları
Mobil uygulama beklenmedik biçimde kapandığında veya ciddi bir hata verdiğinde gönderilen teknik kayıt: hatanın kaydı, cihaz modeli ve işletim sistemi sürümü, uygulama sürümü, hesabınıza ve firmanıza ait rastgele kimlik numaraları ve erişim profiliniz (örneğin teknisyen). E-posta adresiniz, adınız, telefon numaranız, adresler, kapı kodları, parolalar ve not metinleri bu rapora eklenmez.
Hatayı bulup düzeltmek ve uygulamanın kararlı çalışmasını sağlamak.
Sesle not yazma (isteğe bağlı)
Not alanındaki “Sesle yaz” düğmesine bastığınızda telefonunuzun kendi konuşma tanıma özelliği söylediğinizi yazıya çevirir. Çıkan metin, kaydetmeden önce size gösterilir. LiftOfis sesi kaydetmez, saklamaz ve sunucularına göndermez.
Notu elle yazmak yerine sesle girmenizi sağlamak.
İşlem ve güvenlik kayıtları
Kimin, ne zaman, hangi kaydı oluşturduğu, değiştirdiği veya görüntülediği (denetim kaydı). Oturum yenileme kayıtları. Sunucu ve ağ güvenlik kayıtları: IP adresi, zaman ve istenen adres.
Hesabı ve verileri korumak, yetkisiz erişimi ve kötüye kullanımı fark etmek, hataları gidermek.
Hangi verileri toplamıyoruz?
LiftOfis sağlık, din, ırk gibi özel nitelikli kişisel verileri sizden istemez. Mobil uygulama konum bilgisi toplamaz.
Telefonun parmak izi veya yüz kilidi isteğe bağlıdır. Bunu işletim sistemi doğrular. Biyometrik veri LiftOfis’e ulaşmaz.
Reklam kimliği toplamayız. Mobil uygulamada kullanım analitiği veya reklam aracı yoktur. Yalnızca çökme ve hata raporu gönderilir; kapsamı yukarıdaki “Çökme ve hata raporları” satırındadır.
Hangi amaçlarla ve hangi hukuki sebeple işliyoruz?
İşleme amacı ve KVKK’ya göre hukuki sebep
Amaç
Hukuki sebep (6698 sayılı KVKK md. 5)
Hesabı açmak, hizmeti ve uygulamayı sunmak, işleri yürütmek
Sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması (md. 5/2-c). Hesabınızı işvereniniz açtığında hizmet, firmanızla yapılan sözleşme kapsamında sunulur.
Güvenlik, denetim kaydı, kötüye kullanımı sınırlama, hata giderme
Meşru menfaat (md. 5/2-f).
Talep ve başvurularınızı yanıtlamak, demo planlamak
Meşru menfaat (md. 5/2-f).
Vergi, muhasebe, ticaret ve diğer mevzuattan doğan saklama ve bildirim yükümlülükleri
Hukuki yükümlülük (md. 5/2-ç).
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (uyuşmazlık, kayıt saklama)
Hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması (md. 5/2-e).
Yenilik ve kampanya iletileri (yalnız onay verdiyseniz)
Açık rıza (md. 5/1). Onayı istediğiniz zaman geri alabilirsiniz.
Firmanızın girdiği veriler
Müşteri, bina ve sözleşme bilgilerini LiftOfis’i kullanan asansör bakım firması girer. Bu verilerin sorumlusu o firmadır. OKENext bu verileri firmanın talimatıyla ve yalnızca hizmeti sunmak için işler (veri işleyen).
Bu verilerle ilgili aydınlatma yapmak ve başvuruları yanıtlamak firmanın görevidir. Bize ulaşan başvuruyu ilgili firmaya iletiriz.
Çalışanlar için durum farklıdır. Hesabınızı işvereniniz açar. Hesap bilgilerinizin sorumlusu OKENext’tir. İş kayıtlarınızı işvereniniz de görür ve kullanır.
Paylaşım bağlantıları
Firma, bir ziyaretin bakım föyünü veya bir teklifi bağlantıyla bina yöneticisine ya da müşterisine gönderebilir. Bağlantıyı bilen kişi o belgeyi açar. Giriş yapması gerekmez.
Föy bağlantısı 1 ile 60 gün arasında firmanın seçtiği süre geçerlidir. Firma bağlantıyı istediği zaman iptal edebilir.
Verilerinizi kimler işler?
Hizmet sağlayıcılar ve verilerin paylaşıldığı taraflar
Taraf
Ne için kullanılır?
Hangi veriler?
Çalıştığınız firma ve yetkili kullanıcıları
Firma kendi kayıtlarını ve kullanıcılarını yönetir.
Hesap bilgileriniz, iş kayıtlarınız, denetim kayıtları.
Barındırma ve depolama hizmeti sağlayıcılarımız
Uygulamanın ve veritabanının çalıştırılması. Fotoğraf, imza, föy PDF’i ve yedek dosyalarının saklanması.
Hesap ve iş kayıtlarının tamamı. Fotoğraflar, imza görüntüleri, föy PDF’leri, profil fotoğrafı, yedek dosyaları.
Cloudflare
Alan adı, trafik ve güvenlik katmanı. Tanıtım sitesinin barındırılması. Ziyaret sayısı ölçümü. Canlı demo sayfasında insan doğrulaması.
IP adresi ve tarayıcı bilgisi gibi bağlantı verileri.
Google (Firebase Cloud Messaging)
Mobil uygulamaya anlık bildirim iletmek.
Bildirim kayıt kodu. Bildirimin türü ve nötr başlığı. Bildirimde müşteri, bina veya adres bilgisi yer almaz.
Google (Firebase Crashlytics)
Mobil uygulamanın çökme ve hata raporlarını almak, hatayı bulup düzeltmek.
Hatanın teknik kaydı, cihaz modeli ve işletim sistemi sürümü, uygulama sürümü, hesabınıza ve firmanıza ait rastgele kimlik numaraları, erişim profili. E-posta, ad, telefon, adres, kapı kodu ve not metni yer almaz.
Telefonunuzun konuşma tanıma hizmeti (iPhone’da Apple, Android’de Google)
Söylediğiniz ses. Bu işlemde telefonun kendi hizmeti ve koşulları geçerlidir. LiftOfis sesi almaz.
E-posta gönderim hizmeti sağlayıcımız
Davet, şifre belirleme, bildirim ve bakım föyü e-postalarını göndermek.
Alıcının e-posta adresi, adı ve e-postanın içeriği.
Yetkili kurum ve kuruluşlar
Kanundan doğan yükümlülükleri yerine getirmek.
Yasal olarak talep edilen kayıtlar.
Yurt dışına aktarım ve reklam
Bu hizmet sağlayıcılarının bir kısmı veya sunucuları Türkiye dışında olabilir. Bu durumda verileriniz yurt dışına aktarılır. Aktarım, KVKK’nın 9. maddesindeki şartlara uygun yapılır.
Verilerinizi reklam amacıyla satmayız ve reklam ağlarıyla paylaşmayız. Reklam aracı veya sizi siteler arasında izleyen bir araç kullanmayız.
Verileri ne kadar saklıyoruz?
Veri grubuna göre saklama süresi
Veri
Saklama süresi
Hesap bilgileri
Hesap açık kaldığı sürece. Hesap kapatılıp anonimleştirildiğinde ad, e-posta, telefon ve profil fotoğrafı silinir veya anonim hale getirilir.
Firmanın iş kayıtları, fotoğraf ve belgeleri
Abonelik sürdüğü sürece. Hizmet sona erdikten sonra sözleşmede veya abonelik onayında yazılı süre içinde silinir. Süre yazılı değilse Firma’nın talebi üzerine silinir.
Çökme ve hata raporları
Hatayı bulup gidermek için gereken süre boyunca ve Crashlytics hizmetinin kendi saklama süresiyle sınırlı olarak tutulur. LiftOfis bunları ayrıca arşivlemez.
Pazarlama iletisi onayı
Onayı geri alana kadar.
İşlem ve denetim kayıtları
Firma hesabı sürdüğü sürece. Hesabınız anonimleştirildiğinde kayıtlarda adınız yerine takma bir kimlik görünür.
Föy bağlantıları
Firmanın seçtiği süre kadar (1 ile 60 gün). Süre dolunca veya bağlantı iptal edilince bağlantının belge kopyası silinir.
Veritabanı yedekleri
Yedekleme düzeninin gerektirdiği süre kadar. Silinen veriler bu süre boyunca yedeklerde kalabilir.
Sunucu ve ağ güvenlik kayıtları
Güvenliği sağlamak ve hataları çözmek için gerekli olduğu sürece. Ardından silinir veya anonim hale getirilir.
Fatura ve muhasebe kayıtları gibi yasal saklama süresi olan kayıtlar, o süre boyunca saklanır. Süre dolunca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
KVKK kapsamındaki haklarınız
KVKK’nın 11. maddesine göre veri sorumlusuna başvurarak kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenebilirsiniz.
İşlenmişse bilgi talep edebilirsiniz.
İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenebilirsiniz.
Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı kişileri bilebilirsiniz.
Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteyebilirsiniz.
KVKK’nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteyebilirsiniz.
Düzeltme ve silme işlemlerinin verilerin aktarıldığı kişilere bildirilmesini isteyebilirsiniz.
Verilerin yalnızca otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkarsa itiraz edebilirsiniz.
Kanuna aykırı işlenmesi yüzünden zarara uğrarsanız zararın giderilmesini isteyebilirsiniz.
Başvuruyu nasıl yaparsınız?
Bize yazın
liftofis@okenext.com adresine e-posta gönderin. Konuya “KVKK başvurusu” yazmanız işimizi kolaylaştırır. Hangi hakkınızı kullanmak istediğinizi ve size ulaşabileceğimiz bilgiyi ekleyin.
Kimliğinizi doğrulayın
Başvurunun size ait olduğunu anlamak için ek bilgi isteyebiliriz. Başkası adına yapılan başvuruda yetki belgesi gerekir.
Yanıtınızı alın
Başvurunuzu niteliğine göre en kısa sürede, en geç 30 gün içinde yanıtlarız. Yanıt ücretsizdir. İşlem ayrıca bir maliyet gerektirirse Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği tarifedeki ücret istenebilir.
Yanıtı yetersiz bulursanız ya da süresinde yanıt alamazsanız KVKK’nın 14. maddesine göre Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.
Hesabımı ve verilerimi nasıl sildiririm?
Hesabınız işvereniniz olan firmaya aittir. Bu yüzden hesabı kapatma işlemi firmanızın yöneticisi üzerinden yürür. Siz isteği iletirsiniz, yönetici hesabı kapatır ve anonimleştirir.
Silme isteğini üç yoldan iletebilirsiniz
Mobil uygulamadan
LiftOfis Saha’da Hesabım sekmesini açın ve “Hesabımı sil” satırına dokunun. Açıklamayı okuyup onaylayın. İsteğiniz firma yöneticilerine iletilir ve oturumunuz kapanır.
Firma yöneticinizden
Firma yöneticisi, kullanıcı ekranından hesabınızı kapatıp anonimleştirebilir. Ad, e-posta, telefon ve profil fotoğrafınız silinir veya anonim hale getirilir.
E-posta ile
liftofis@okenext.com adresine yazın. Başvurunuzu en geç 30 gün içinde yanıtlarız.
Silme işleminden sonra ne kalır?
Firmanın yaptığı bakım, föy, fatura ve denetim kayıtları firmanın kaydı olarak kalır. Bu kayıtlarda adınız yerine takma bir kimlik görünür. Yasa gereği saklanması gereken kayıtlar silinmez.
Firma hesabının tamamının silinmesi ayrı bir süreçtir. Hizmet sona erdikten sonra firmanın verileri sözleşmede veya abonelik onayında yazılı süre içinde silinir.
Verilerinizi nasıl koruyoruz?
Site ve uygulama bağlantıları şifrelidir (HTTPS). Mobil uygulamanın yayın sürümü şifresiz bağlantı kullanmaz.
Parolalar şifrelenmiş özet olarak saklanır. Parolanızı kimse göremez.
Bina kapı bilgisi şifreli saklanır. Teknisyen onu yalnızca o binada açık bir işi varsa görür. Her görüntüleme kayda geçer.
Kullanıcılar yalnızca yetkileri olan ekranları görür. Teknisyen fatura tutarlarını görmez.
Beş yanlış girişten sonra hesap kısa süre kilitlenir. Oturumlar kısa süreli erişim anahtarıyla çalışır.
Fotoğraf ve belgeler herkese açık olmayan bir depolama alanında tutulur. Yükleme ve indirme için kısa süreli, imzalı bağlantılar kullanılır.
Telefonda oturum bilgisi işletim sisteminin güvenli deposunda durur. Uygulamanın telefondaki iş kopyasının cihaz yedeğine girmemesi için gerekli ayar yapılmıştır. Yüklenen fotoğraflar telefondan silinir.
Güvenlik ihlali olursa KVKK’nın 12. maddesindeki bildirim yükümlülükleri yerine getirilir.
Bu önlemler riski azaltır. Hiçbir sistem için mutlak güvenlik vaat etmiyoruz. Erişim rolleri ve veri teslimi için veri ve güvenlik sayfasına bakın.
Site, çerez ve mobil uygulama
Bu tanıtım sitesi kendi çerezini bırakmaz; tarayıcı depolamasına yalnızca sayaçtan çıkmak için ?notrack=1 adresini açan ziyaretçide bir işaret yazılır. Sitemiz, barındırma sağlayıcısı Cloudflare’ın ziyaret sayısını ölçen Web Analytics hizmetini kullanır. Başka bir üçüncü taraf takip kodu yoktur. Cloudflare güvenlik ve bot koruması için kendi teknik çerezlerini kullanabilir.
Ayrıca kendi sunucumuzda çalışan bir ziyaret sayacı kullanırız. Sayaç hangi sayfaların açıldığını, hangi siteden ya da reklamdan gelindiğini, ülke ve şehri, cihaz ve tarayıcı türünü sayar. Deneme, WhatsApp, telefon ve e-posta bağlantılarına kaç kez tıklandığını da sayar. Sayaç çerez kullanmaz ve IP adresinizi saklamaz. Aynı ay içindeki tekrar ziyaretleri, IP adresi ve tarayıcı bilgisinden üretilen, geri çözülemeyen bir kodla ayırt eder. Sonuçları yalnızca toplu sayılar olarak kullanırız ve kimseyle paylaşmayız.
WhatsApp, telefon veya e-posta bağlantısına tıkladığınızda ilgili uygulamaya geçersiniz. WhatsApp mesajına sayfa ve buton etiketi eklenir. Mesajı göndermek size kalır. WhatsApp’ın kendi koşulları geçerlidir.
Canlı demo sayfası açıksa Cloudflare Turnstile ziyaretçinin gerçek kişi olduğunu doğrular. Demo yalnızca örnek veri gösterir ve hiçbir şeyi kaydetmez.
Web uygulaması oturumunuzu tarayıcınızın yerel depolamasında tutar. Oturum için çerez kullanmaz.
LiftOfis Saha uygulaması kamera, bildirim ve isteğe bağlı biyometrik kilit izni ister; iPhone’da galeriden fotoğraf seçilirse fotoğraf arşivi izni de istenir. Mikrofon izni (iPhone’da ayrıca konuşma tanıma izni) yalnızca ilk kez “Sesle yaz” düğmesine basıldığında sorulur ve yalnızca söylediğinizin not metnine çevrilmesi içindir; ses kaydedilmez. Konum, rehber, takvim veya SMS izni istemez.
Uygulama internet olmadan da çalışır. Bu yüzden işlerinizi, fotoğraf ve imzalarınızı gönderilene kadar telefonda tutar. Bağlantı gelince ofise gönderir.
Bu metin değişirse ne olur?
Metni güncellediğimizde yeni sürüm bu sayfada yayımlanır ve “Son güncelleme” tarihi değişir. Önemli bir değişiklikte uygulama sizden yeni sürümü yeniden kabul etmenizi ister.
