Tek bir “yapıldı” listesi yeterli olmaz

Ay sonunda teknisyen listesindeki işleri fatura listesiyle karşılaştırıyorsunuz. A001’in bakımı sözleşmeye dahil; A002’de ek parça kullanılmış; A003’teki parçanın fiyatı henüz belirlenmemiş. Bu üç kaydı aynı “faturalanacak” sütununa taşımak hem unutulan işe hem de yanlış ücretlendirmeye yol açabilir.

Önce yapılan işin kaydını koruyun. Sözleşme ve fiyat kontrolünün sonucu değişse de hangi asansörde ne yapıldığı kaybolmamalı. Fatura hazırlığı ile resmî fatura gönderimini ayrı aşamalar olarak izleyin. Ay sonu sırasını ay sonu bakım kapanışı kontrol listesiyle birlikte yürütün.

Üç iş, üç farklı kontrol

Tamamı anonim operasyon örneğidir
Yapılan işOfis neyi kontrol eder?Sonraki adım
A001 · Sözleşmeli aylık bakımSözleşmenin dönemi ve bakım kapsamıİşin aynı dönemde iki kez ücretlendirilmediğini kontrol edin.
A002 · Fiyatı belirlenmiş ek parçaParça, miktar, fiyat ve ilgili işin eşleşmesiHazırlıktaki kaydı yapılan işle karşılaştırın.
A003 · Fiyatı eksik parçaEksik fiyatın sorumlusu ve kaydın bekleme nedeniFiyatı katalogda ya da “Tutarı gir” ile belirleyin, ardından hazırlık durumunu yeniden kontrol edin.

Faturaya dönüşen üç iş türü

Fatura hazırlığında üç ayrı iş türüyle karşılaşırsınız: sözleşme satırındaki bakım, takılan parça ve ücretli ek iş. Üçü de sahada tamamlanmış iştir. Ama fiyatları farklı yerlerden gelir ya da hiç gelmez; üçü de ayrı nedenlerle bekler.

Sözleşme satırı, asansör başına tanımlı aylık bakım ücretidir. Fiyatı, KDV işareti ve dönemi bakım sözleşmesinde yazar. Tamamlanan bakım, fatura adayı olur.

Takılan parça, işin içinde teknisyenin bildirdiği kalemdir. Parça katalogda yoksa ya da fiyatı bulunamazsa kayıt silinmez. Parça, fiyatsız kalem olarak hazırlığa düşer ve fiyatı belirlenene kadar “fiyat eksik” nedeniyle bekler. Parça fiyatı Parça ve hizmet kataloğundan gelir. Katalog “Stok ve parça” altındadır ve yalnız Büyüme ve Profesyonel paketlerinde açılır; fiyatı olmayan kalemin tutarı “Faturaya hazır işler” ekranında “Tutarı gir” ile yazılır.

Ücretli ek iş, sözleşme kapsamı dışında yapılan ve ayrıca ücretlendirilecek iştir. Çoğu zaman sözleşme bağlantısı yoktur. Böyle bir iş kaybolmaz: müşterisi belliyse “Faturaya hazır işler” listesine tutarı boş bir kalem olarak düşer ve “fiyat eksik” nedeniyle bekler. Müşteri itiraz ederse en çok işe yarayan kayıt, işin ziyaret kanıtıdır.

Üç iş türünde ilk bakılacak yer

Anonim örnek; ilk sütundaki tür, kontrolün nereden başlayacağını söyler
İş türüFiyat nereden gelir?Sık görülen eksikBekleme nedeni
Sözleşme satırıSözleşmedeki asansör satırıSatırda fiyat veya KDV işareti yokFiyat ya da sözleşme eksik
Takılan parçaParçanın fiyatıParçanın fiyatı tanımlı değilFiyat eksik
Ücretli ek işOfisin işi açarken yazdığı net tutar; yazılmadıysa kalem “fiyat eksik” beklerSözleşme veya müşteri bağlantısı yokFiyat eksik; müşteri bilinmiyorsa yalnızca “Bugün” kartı görünür

Ücretli ek iş için ofise ne ulaşmalı?

  • Müşterinin işi kimden ve hangi tarihte onayladığı yazılı.
  • Yapılan işin kısa tanımı, asansör kodu ve iş referansı var.
  • Takılan parçalar ve adetleri ziyaret kaydında listelenmiş.
  • Önce ve sonra fotoğrafları aynı işe eklenmiş.
  • Müşteriyle konuşulan tutar ve KDV durumu iş notuna yazılmış.
  • İşin hangi sözleşmeye veya müşteriye bağlanacağı belli.

Hazır olanı, eksik bilgiyle bekleyenden ayırın

Fatura hazırlığı listesinde hazır işler ve bilgi eksiği bulunan kayıtlarGörseli büyüt ↗

Anonim listede yalnızca iş adını değil, hazırlık durumunu ve bekleme nedenini okuyun. Sahadaki tamamlanma ile fatura hazırlığı aynı aşama değildir.

Örnek görünüm Anonim listede yalnızca iş adını değil, hazırlık durumunu ve bekleme nedenini okuyun. Sahadaki tamamlanma ile fatura hazırlığı aynı aşama değildir.

KDV’yi tutarla birlikte kontrol edin

  • Sözleşme satırında tutarın KDV dahil mi, hariç mi olduğu işaretli.
  • Satırdaki KDV oranı, muhasebecinizin bildirdiği oranla aynı. Bu rehber oran vermez.
  • KDV dahil ve KDV hariç tutarlar aynı listede karışmıyor.
  • E-belge türü işareti, müşterinin durumuyla uyumlu. Emin değilseniz muhasebecinize sorun.
  • Parça ve ek iş tutarlarına hangi KDV işleminin uygulanacağı muhasebeciyle netleşmiş.

Ay sonunda iki listeyi eşleştirin

  1. Gerçekleşen işleri alın

    Dönemin tamamlanan bakım ve ek işlerini iş referanslarıyla inceleyin. Ertelenen ziyaretleri tamamlanan işlerin içine katmayın.

  2. Hazırlıkta karşılığını bulun

    Ücretlendirilecek her iş için sözleşme, asansör ve kalem eşleşmesini kontrol edin. Bulunamayan işi ayrıca not edin; ikinci bir kayıt oluşturmadan önce bekleyenleri inceleyin.

  3. Eksikleri sorumlusuyla kapatın

    Fiyatsız parça veya eksik sözleşme için bir sorumlu belirleyin. Düzeltmeden sonra kaydın gerçekten ilerlediğini kontrol edin.

  4. Ödemeyi ayrı izleyin

    Resmî faturayı kendi muhasebe sisteminizde düzenledikten sonra alacak ve ödeme kaydını karşılaştırın. Hazırlanan iş, tahsil edilmiş gelir değildir.

Örnek ay sonu sayımı: 40 asansörlü firma

Örnek hesap; sayılar uydurmadır
Kalem türüAday sayısıHazırBekleyenBekleme nedeni
Aylık bakım38371Müşterinin vergi numarası geçici
Takılan parça642Fiyat eksik
Ücretli ek iş321Fiyat eksik (tutar boş)
Toplam47434Dört bekleyen kalem de sahibiyle kapatılır

Sayıları nasıl okursunuz?

Firmanın 40 asansörü var. Bunların 38’inde bakım tamamlandı; bu yüzden 38 bakım adayı oluştu. Kalan ikisi yapılmadı, dolayısıyla aday da yok. Bu ikisini aday listesinde aramayın. Onları “Bakımı yapılmayanlar” ekranında ve bakım takibi ekranında arayın.

Toplam 47 aday vardır: 38 bakım, 6 parça ve 3 ek iş. Bunların 43’ü hazır, 4’ü bekler. Hazır ve bekleyen toplamı aday sayısına eşit değilse bir kalem iki kez ya da hiç sayılmıştır. Önce o farkı bulun, sonra listeyi muhasebeciye verin.

Bekleme nedenine göre kim neyi tamamlar?

Örnek görev dağılımı; kendi ekibinize göre uyarlayın
Bekleme nedeniKim tamamlar?Ne yapılır?Kapanış işareti
Fiyat eksikFiyat sorumlusuParçanın fiyatı Parça ve hizmet kataloğunda (Büyüme ve Profesyonel paketleri) ya da “Tutarı gir” ile belirlenir.Kalem hazır listede görünür.
Sözleşmesi bekleyen işOfis sorumlusuTamamlanan ziyaret doğru sözleşmeye bağlanır; kalem sözleşmedeki aylık bedelle fiyatlanır.Kalem “Sözleşmesiz işler” listesinden çıkar.
Vergi numarası geçiciMuhasebe sorumlusuMüşteriden gerçek vergi numarası alınıp kayda işlenir.Kalem artık eksik sayılmaz.
Etiket kırmızıOfis planlayıcısıAylık bakım kalemi oluşur ama bekler. Kontrol sürecinin kaydını izleyin; etiket kırmızı olmaktan çıkınca kalem açılır.Etiket değişince normal akış sürer.

Bekleyen kalemi sonraki aya taşırken

Bekleyen kalemi silmeyin ve tutarını başka bir kaleme eklemeyin. Nedenini, sorumlusunu ve hedef tarihi yazın. Sonraki ayın ilk işi, geçen aydan kalan bekleyenleri kapatmak olsun.

Bir kalem iki aydan uzun bekliyorsa nedenini yeniden sorgulayın. Sahibi yoksa kalem ilerlemez. Kalemi bir kişiye adıyla verin ve tarihini yazın.

Ay sonu takvimi: kim, hangi gün, ne yapar?

Örnek takvim; günleri kendi çalışma düzeninize göre kaydırın
ZamanKim?Ne yapılır?
Ayın 20’siOfis planlayıcısıAçık kalan bakımları listeleyin ve kalan günlere atayın.
Ayın 25’iOfis planlayıcısıTamamlanmayan ziyaretlerin nedenini yazın. Ay sonu bakım kapanışı listesine göre taşınacak işleri ayırın.
Son iş günü, sabahMuhasebe sorumlusuFiyatı veya sözleşmesi eksik kalemleri tek listede toplayın.
Son iş günü, öğleden sonraFirma sorumlusuEksikleri sahipleriyle kapatın. Kapanamayanı nedeniyle birlikte bekletin.
Ertesi ayın ilk günleriMuhasebe sorumlusuHazır listeyi Excel olarak alıp muhasebeciye iletin.
Fatura düzenlendikten sonraOfisFatura kaydını ve vadesini açın; tahsilat takibi başlasın.

Listeyi muhasebeciye nasıl teslim edersiniz?

  1. Önce bekleyenleri ayırın

    Hazır listeye fiyatsız veya sözleşmesiz kalem karışmasın. Vergi numarası geçici yazılmış müşteriler de hazır sayılmaz. Bekleyenleri ayrı tutun ve her birinin nedenini yazın.

  2. Aylık muhasebe dosyasını alın

    LiftOfis aylık muhasebe dosyasını Excel’de açılan bir CSV olarak verir. Dönem ve vergi numarası metin olarak gelir; Excel bunları sayıya çevirmez.

  3. Soruları kayıttan cevaplayın

    Muhasebeci bir satırı sorarsa ilgili işi asansör ve iş referansıyla LiftOfis’te bulun. Hangi ziyarette ne yapıldığını oradan okuyun.

  4. Resmî faturayı kendi sisteminizde düzenleyin

    LiftOfis resmî e-Fatura veya e-Arşiv göndermez ve muhasebe programına bağlanmaz. Muhasebeciniz belgeyi kendi sisteminde düzenler. Düzenlenen faturayı iç fatura kaydıyla eşleştirin. Vadesi geçenler için geciken tahsilat takibi ritmini kullanın.

  5. Teslimi kayda geçirin

    Listeyi hangi tarihte ve kime gönderdiğinizi not edin. Muhasebeci sonradan değişiklik isterse hangi liste sürümüne bakıldığı belli olur. Değişen kalemi eski listeye yazmayın; yeni sürümü ayrı tarihle saklayın.

Aynı işi iki kez faturalamamak için

Anonim örnek; belirti ve önlem birlikte okunur
DurumBelirtiÖnlem
Ek iş iki listedeAynı iş referansı iki satırda geçer.Her kaleme tek iş referansı verin. Yeni kayıt açmadan önce referansı arayın.
Ziyaret yeniden oluşturulduAynı asansörde aynı gün iki tamamlanmış ziyaret görünür.Önce (mobil uygulamada) Senkron sonucuna ve iş geçmişine bakın. Yeni ziyaret açmayın.
Parça iki kalemdeAynı parça hem bakımın hem ek işin içinde geçer.Parçanın hangi kalemde kalacağına karar verin; diğerini listeden çıkarın.
Aynı dönem iki kezAynı asansör ve dönem için iki satır vardır.Listeyi asansör ve döneme göre sıralayıp çiftlerin tek olduğunu görün.
Fatura sonrası değişiklikDüzenlenmiş faturaya ait kalem sonradan değişti.Kalemi sessizce değiştirmeyin. Nedeni nota yazıp muhasebecinizle konuşun.

LiftOfis’te bu liste nasıl görünür?

LiftOfis’te tamamlanan bakım, takılan parça ve ücretli ek iş “Faturaya hazır işler” listesinde aday olarak görünür. Fiyat, vergi numarası, fatura adresi ya da onay eksikse veya etiket kırmızıysa aday nedeniyle bekler. Sözleşmesi henüz fatura tarafına ulaşmamış tamamlanmış ziyaret “Sözleşmesiz işler” listesinde durur. Kapsam ve sınırlar için fatura ve tahsilat sayfasına bakın.

Dönemi kapatmadan önce

  • Tamamlanan ve ücretlendirilecek her işin hazırlıkta karşılığı var.
  • Eksik fiyatlı veya sözleşmesi belirsiz işler için sorumlu belli.
  • Aynı iş iki farklı kalemde yanlışlıkla tekrarlanmıyor.
  • Resmî fatura ile ödeme kaydı ayrı ayrı kontrol edilmiş.
  • Sonraki aya kalan işin neden beklediği kayıtlı.
  • Her sözleşme satırının dönemi, fiyatı ve KDV işareti sözleşme takibine göre güncel.

Sık sorulan sorular

Tek bir “yapıldı” listesi neden yetmez?

Tamamlanan her iş aynı şekilde ücretlendirilmez: sözleşmeye dahil bakım, fiyatı belirlenmiş ek parça ve fiyatı eksik parça farklı kontroller ister.

Fatura hazırlığı ile resmî fatura aynı şey mi?

Hayır. Fatura hazırlığı ile resmî fatura gönderimini ayrı aşamalar olarak izleyin. Resmî faturayı kendi muhasebe sisteminizde düzenlersiniz.

Fiyatı eksik bir parça için ne yapılır?

Eksik fiyatın sorumlusunu belirleyin, fiyatı katalogda ya da “Tutarı gir” ile belirleyin ve hazırlık durumunu yeniden kontrol edin.

Hazırlanan iş tahsil edilmiş gelir sayılır mı?

Hayır. Hazırlanan iş, tahsil edilmiş gelir değildir; alacak ve ödeme kaydı ayrıca karşılaştırılır.

Sözleşmesiz yapılan ücretli ek iş faturaya nasıl girer?

Sözleşmesi olmayan ücretli iş kaybolmaz: müşterisi belliyse tutarı boş bir kalem olarak “Faturaya hazır işler” listesinde “fiyat eksik” nedeniyle bekler. Tamamlanmış ziyaretin sözleşmesi fatura tarafına ulaşmadıysa kalem “Sözleşmesiz işler” listesindedir; doğru sözleşmeye bağlayın, sonra hazırlıkta durumunu yeniden kontrol edin.

Parçanın fiyatı nereden gelir?

Parçanın kayıtlı fiyatından gelir; fiyat listesi “Stok ve parça” altındaki Parça ve hizmet kataloğundadır ve yalnız Büyüme ve Profesyonel paketlerinde açılır. Kayıtlı fiyat yoksa tutar boş kalır ve kalem “fiyat eksik” nedeniyle bekler; silinmez.

LiftOfis fatura listesini muhasebe programıma aktarır mı?

Hayır, doğrudan bağlantı yoktur. Aylık muhasebe dışa aktarımı Excel listesi verir. Resmî faturayı muhasebeciniz kendi sisteminde düzenler.

KDV oranını LiftOfis mi belirler?

Hayır. KDV işareti ve oranı, sözleşme satırına sizin girdiğiniz bilgidir. Doğru oranı muhasebecinizden teyit edin; bu rehber oran vermez.