Bakım ziyaretinde kanıt: fotoğraf, imza ve not nasıl alınır?

Bakım ziyaretinde hangi kanıtlar alınmalı?

Bir bakım ziyaretinin kanıtı beş parçadan oluşur: tamamlanan kontrol listesi, doğru asansörün fotoğrafı, müşteri imzası, değişen parçalar ve kısa bir kapanış notu. Hepsi aynı ziyaret kaydına bağlı olmalıdır. Mesaj grubundaki dağınık fotoğraflar işe yaramaz demiyoruz. Ancak hangi ziyarete ait olduklarını soran biri çıktığında onları bulmak zorlaşır.

Bu rehber kayıt ve kanıt düzenini anlatır. Bir kaydın anlaşmazlıkta nasıl değerlendirileceği yürürlükteki mevzuata ve sözleşmenize bağlıdır. Bakım sözleşmesi takibi rehberi sözleşmedeki bakım dönemini kayıtla ilişkilendirmeyi anlatır. Bu rehber hukuki görüş ya da onarım talimatı vermez.

Kanıt türü, zamanı, adlandırması ve yaygın hata

Fotoğraflar nasıl adlandırılır?

Uygulamada fotoğraf ziyarete bağlanır. Adlandırma kuralı özellikle uygulama dışına çıkan fotoğraflar için önemlidir: e-posta ekleri, klasörler ve tablo notları. Basit bir kural yeter: bina, asansör, tarih, teknisyen ve sıra numarası.

Örnek ad: B001-A001-2026-10-12-T01-01. Tarihi yıl, ay, gün sırasıyla yazarsanız klasör kendiliğinden sıralanır. Orijinal dosyayı saklayın; üzerine yazı eklemeyin ya da kırpıp yeniden kaydetmeyin. Hangi fotoğrafın hangi ziyarete ait olduğu ad ve kayıt birlikte okunarak anlaşılabilmelidir.

Değişen parça neden kanıtın parçasıdır?

Parça değişimi hem bir iş hem de bir gelir kalemidir. Parçayı yalnızca kapanış notuna yazarsanız, ay sonunda onu faturaya hazırlayacak kişi notu okumak zorunda kalır. Parçanın adı, adedi ve hangi asansöre takıldığı ayrı girilirse ofis onu doğrudan görür.

Bu kayıt itirazda da işe yarar. “Bu parçayı bizden istemediniz” diyen bir müşteriye parçanın hangi ziyarette, kimin onayıyla değiştiğini gösterebilirsiniz. Onay yazılı değilse bunu da kayda geçirin. Parçaların faturaya nasıl dönüştüğü için bakımdan fatura hazırlığına rehberine bakın.

Örnek itiraz: “Ekim ayında bakım yapılmadı”

Bina yöneticisi telefonla şöyle diyor: “B001 binasında Ekim ayında bakım yapılmadı.” Ofis çalışanı hemen karşılık vermez. Önce kayda bakar. Cevabın gücü, kaydın ne kadar ayrıntılı olduğuna bağlıdır. Aşağıdaki adımlar, kaydı düzenli tutan bir firmanın itirazı nasıl çözdüğünü gösterir.

Kayıttan cevap vermenin altı adımı

1. İtirazı bir asansöre ve aya bağlayın

   Hangi bina, hangi asansör, hangi ay? Yöneticiden asansör numarasını ve tarihi isteyin. B001 ve A001 net değilse cevap da net olmaz.

2. Asansörün zaman çizelgesini açın

   O aya ait ziyareti, tarihi ve teknisyeni bulun. Ziyaret hiç yoksa planlanmış ama yapılamamış bir iş olup olmadığına ve sonucuna bakın.

3. Ziyaretin sonucunu okuyun

   Tamamlandı mı, ertelendi mi, giriş yapılamadı mı? Ertelenmişse nedeni ve yeni tarih kayıttadır.

4. Kanıtı açın

   Kontrol listesi, fotoğraflar, imza ve kapanış notu ziyaret kaydında bir arada olmalıdır. Parça değiştiyse parça kaydına da bakın.

5. Belgeyi paylaşın

   Ziyaretten oluşturulan föyü ya da kaydın özetini bina yöneticisine gönderin. Kapı kodu, başka müşterilerin bilgisi veya teknisyenin kişisel bilgisi paylaşılmasın. Föy hazırlığı için dijital bakım föyü rehberine bakın.

6. Yapılmayan ziyareti saklamayın

   Gerçekten yapılmadıysa kayıt bunu da söyler. Dürüst cevap, planlanan tarihi, nedeni ve telafi tarihini göstermektir. Cevap vermek için tarihi sonradan değiştirmeyin.

Aynı itiraz iki farklı kayıt düzeninde nasıl ilerler?

Çizilen imza nedir, ne değildir?

Teknisyen uygulamasında müşteri ekrana imza çizer. Bu imza, ziyaretin yapıldığına ve kapanış notunun okunduğuna dair görsel bir kayıttır. Nitelikli elektronik imza değildir. Hukuki değerini sözleşmenize ve yürürlükteki mevzuata bakarak değerlendirin.

İmzanın değeri, hangi ziyarete bağlı olduğundan gelir. İmzalayan kişinin adı ve rolü kapanış notunda geçsin; örneğin bina yöneticisi, kapıcı ya da sakin. İmza, kapanış notu okunduktan sonra ve teknisyen ayrılmadan alınmalıdır. Boş forma önceden alınmış imza, kaydın değerini düşürür.

İmza alınamadıysa imzayı var saymayın. LiftOfis’te teknisyen “İmza alınamadı” kutusunu işaretleyip nedenini yazar, örneğin yönetici yoktu; ziyaret kapanır ve neden föyde görünür. Alınmamış imzayı kayıtta var saymak, bütün kaydı şüpheli hale getirir. Aynı konudaki kısa not için föy rehberindeki imza bölümüne bakın.

Müşteri imzalamak istemezse ne yapılır?

İmzayı zorlamayın. Müşteri imzalamak istemezse “İmza alınamadı” kutusunu işaretleyip nedenini yazın; kimle görüşüldüğünü nota ekleyin. Teknisyenin görevi tartışmak değil, durumu doğru kaydetmektir.

Ofis aynı gün müşteriyle iletişime geçsin. İmza reddi bazen küçük bir yanlış anlaşılmadan çıkar ve bir telefonla çözülür. Çözülmezse kayıt, ne olduğunu sonradan da anlatır.

Fotoğraf çekerken gizliliği korumak için kontrol listesi

• Çerçevede kişi yüzü olmasın. Bina sakini ya da çalışan görünüyorsa açıyı değiştirin.
• Kimlik, kâğıt belge, araç plakası, daire numarası ve zil etiketi gibi kişisel bilgiler çerçeveye girmesin.
• Fotoğrafın amacı asansörü ve yapılan işi göstermektir; binanın geri kalanını değil.
• Kapı kodu tuş takımını, anahtar kutusunu ya da güvenlik panelini çekmeyin.
• Fotoğrafları kişisel mesaj gruplarında dolaştırmayın; ziyaret kaydında tutun.
• Telefonun kişisel galerisinde kalan kopyaların ne olacağını firma olarak yazılı belirleyin.
• Fotoğrafların ne kadar saklanacağını ve kimin görebileceğini kişisel verilerin korunmasına ilişkin yürürlükteki mevzuata göre belirleyin.

Kanıt ne kadar süre saklanır?

Bu rehber saklama süresi belirtmez. Süreyi yürürlükteki mevzuata ve sözleşmenize bakarak belirleyin, sonra yazılı bir kural haline getirin. Kuralın üç sorusu olsun: kanıtı kim görebilir, ne kadar süre durur ve süre bitince ne yapılır?

Kural yoksa kanıt iki şekilde yok olur. Ya teknisyenin telefonuyla birlikte kaybolur ya da hiç silinmeyip gereksiz yere birikir. İkisi de aynı kayıt sorununun iki yüzüdür.

Cihazda kayıtlı kanıt ile ofise ulaşmış kanıt aynı mı?

Hayır. Mobil uygulamada teknisyen internet olmadan da fotoğraf çekip imza alabilir; kayıt cihazın kuyruğunda bekler. Tarayıcıda çalışırken internet şarttır. Bu kayıt ofis tarafından alınana kadar ofisin elinde değildir.

Bu fark itiraz anında önemlidir. Teknisyen “fotoğrafı çektim” diyebilir, ofis ise kaydı hâlâ görmüyor olabilir. Gün sonunda iki şeye bakın: mobil uygulamada teknisyenin Senkron sekmesinde bekleyen kayıt var mı ve ofiste ilgili ziyaret kanıtlarıyla görünüyor mu? Ayrıntılı kontrol için çevrimdışı çalışma rehberine bakın.

Ofis kanıtı ne zaman kontrol eder?

Kanıt kontrolü itiraz anına bırakılmamalıdır. Gün sonunda tamamlanan ziyaretlerin kanıt durumuna bakın: fotoğraf var mı, imza var mı, kapanış notu anlaşılıyor mu? Eksik varsa teknisyene iş referansıyla ertesi sabah sorun.

Eksik kalan alana tahmin yazılmaz. Teknisyen hatırlamıyorsa yalnızca kesin bilinen bilgi yazılır. Ay sonunda eksik kanıtlı ziyaretleri ay sonu bakım kapanışı rehberindeki listeyle toplayın. Günlük planın nasıl kurulacağı için teknisyen iş planı rehberine bakın.

Ekibinizle on beş dakikalık kanıt çalışması nasıl yapılır?

1. Geçen aydan üç ziyaret seçin

   Biri düzenli bakım, biri giriş yapılamayan, biri tespitli olsun. Teknisyen adlarını konuşmaya katmadan yalnızca kayıtlara bakın.

2. Beş kanıt parçasını işaretleyin

   Her ziyaret için liste, fotoğraf, imza, parça ve kapanış notunu tek tek işaretleyin. Bir parça yoksa “yok” yazın; tahmin yürütmeyin.

3. En sık eksik kalanı bulun

   Üç ziyarette hangi parça en çok eksik? O parça ekibinizin kendi zayıf noktasıdır. Bunu tek cümlelik bir kurala çevirin.

4. Bir ay sonra yinelenin

   Aynı çalışmayı başka üç ziyaretle tekrarlayın. Eksik parça sayısı azalmıyorsa sorun kişide değil, kayıt biçimindedir.

Hangi kontrol listesi adımları zorunlu olmalı?

Her adımı zorunlu yapmayın. Zorunlu olanlar kanıt değeri taşıyanlar olsun: asansörü tanıtan fotoğraf, tespit varsa açıklaması ve kapanış notu. Çok sayıda zorunlu adım teknisyeni listeyi toplu işaretlemeye iter ve işaretin değeri düşer.

Üç zorunlu adımla başlayın. Bir ay sonra hangi adımın sık atlandığına bakın ve nedenini teknisyenlerle konuşun. Adım gereksizse listeden çıkarın, gerekliyse nasıl kolaylaştırılacağını bulun.

Kapanış notu nasıl yazılır?

Kapanış notu üç bölümlüdür: yapılan, tespit ve sonraki adım. Her bölüm bir ya da iki kısa cümledir. Not, ziyareti bilmeyen birinin de anlayacağı biçimde yazılır. Teknisyenin kendi kısaltmaları ofiste ve müşteride anlaşılmaz.

Şablon şöyledir. Yapılan: kısa özet. Tespit: varsa kısa tanım, yoksa “tespit yok”. Sonraki adım: kim, ne zaman. Tespit bölümünü boş bırakmak “unutuldu” gibi okunur.

Üç örnek kapanış notu

Unutulan kanıt sonradan nasıl eklenir?

Teknisyen bir fotoğrafı ya da notu ziyaretten sonra eklemek isteyebilir. Bu normaldir; kuralı, eklemenin açıkça belli olmasıdır. Kanıtın yanına ne zaman ve kim tarafından eklendiğini yazan kısa bir not koyun. Ziyaretin kendi tarihini değiştirmeyin.

Sonradan eklenen kanıtı, ziyaret gününde alınmış gibi göstermeyin. Böyle bir kayıt, ilk itirazda bütün kaydın güvenilirliğini zayıflatır. Doğru ve geç eklenmiş bilgi, yanlış ve zamanında görünen bilgiden daha değerlidir.

Kanıt itirazdan başka nerede işe yarar?

Aynı kayıt üç yerde daha kullanılır. Birincisi fatura hazırlığıdır: tamamlanan ziyaret ve değişen parça, işin faturaya hazır sayılmasının dayanağıdır. İkincisi periyodik kontrol eksikleridir: bir eksik giderildiğinde fotoğraf ve not, giderildiğinin kaydıdır. Süreç için periyodik kontrol eksikleri rehberine bakın.

Üçüncüsü bina yöneticisiyle yapılan düzenli görüşmelerdir. Ayın ziyaretlerini kayıtlarla anlatabilen firma, “hep geliyoruz” demek yerine tarihleri ve notları gösterir.

Teknisyenin ayrılmadan önce kontrol listesi

• Kontrol listesindeki zorunlu adımların hepsi işaretli.
• Asansörü tanıtan fotoğraf doğru asansöre ait.
• Tespit varsa onun ayrı fotoğrafı ve kısa açıklaması var.
• İmza alındı; alınamadıysa ziyaret “tamamlanamadı” olarak nedeniyle kaydedildi.
• Değişen parça varsa adı, adedi ve asansörü girildi.
• Kapanış notu üç bölümlü yazıldı.
• Kayıt gönderildi ya da cihazda beklediği biliniyor.

Sık sorulan sorular