Föyü bina adından değil, ziyaret kaydından açın

Örnek B001 binasında iki asansör olabilir. “B001 bakımı” başlığı tek başına hangi asansöre gidildiğini anlatmaz. A001 asansörü, ORNEK-IS-001 işi ve 12 Ekim 2026 ziyareti aynı kayıtta görünmelidir.

Planlanan tarih, gerçekleşen tarihten farklı olabilir. Belgeyi düzenleme tarihiyle ziyaret tarihini birbirinin yerine kullanmayın. Önce bu üçlü eşleşmeyi kontrol etmek, yanlış föyün paylaşılmasını önler. Föyün üründe nasıl oluştuğunu bakım föyü özelliği sayfasında görebilirsiniz.

Doldurulmuş örnekte neye bakmalı?

ORNEK-IS-001 · Gerçek müşteri verisi içermez
AlanÖrnek değerKaydın dayanağı
Asansör / binaA001 / B001Portföydeki sabit eşleşme
Ziyaret12 Ekim 2026 · Örnek teknisyen T01Gerçekleşen işin kaydı
Yapılan işİş kaydındaki kontrol listesi tamamlandı.Teknisyenin kaydettiği liste ve açıklama
TespitEk işlem için ofis incelemesi gerekiyor.Kapanış notundaki tespit cümlesi
KanıtORNEK-FOTO-001; müşteri imzası kayıtlıİlgili ziyarete bağlı kanıtlar

Firmanızın belge standardı: bir föyde hangi alanlar olsun?

Bu bölüm yasal bir zorunluluk listesi değildir; firmanızın kendi belge standardını anlatır. Her föyün aynı alanları taşıması, ofisin kontrolünü kolaylaştırır. Yönetmelikteki içerik ve saklama kuralları için bakım yönetmeliği yükümlülükleri rehberine bakın ve güncel metni teyit edin.

Standardı yazmadan önce son aylardan beş föyü yan yana koyun. Müşterinin itiraz ettiği, ofisin geri çevirdiği ve eksik çıkan alanları işaretleyin. Listeniz bu işaretlerden doğsun; başka firmanın formundan kopyalanmasın.

Örnek belge standardı; alan listesi firmanızın kararıdır, yasal liste değildir
GrupAlanlarFirmanız için neden önemli?
KimlikFöy veya iş numarası, bina kodu ve adresi, asansör kodu, bakım dönemi.Belge yanlış asansöre bağlanmaz ve arşivde bulunur.
ZiyaretPlanlanan tarih, gerçekleşen tarih, teknisyen, ziyaret sonucu.Plan ile gerçek birbirinden ayrılır.
Yapılan işKontrol listesi sonuçları, kısa işlem açıklaması, kullanılan parça.Ofis, ek işi ve faturalanacak parçayı föyden ayırt eder.
TespitAyrı yazılan tespit, ofisin inceleyeceği konu, kime iletildiği.Yapılan iş ile sonraki iş karışmaz.
KanıtFotoğraf referansları, imzanın varlığı, imzalayanın adı ve görevi.İmza yoksa ziyaret tamamlanmış sayılmaz; alınmamış kanıt var gösterilmez.
KapanışKapanış notu, kontrol eden kişi, gönderim tarihi ve alıcı.Belgenin kime ve ne zaman gittiği bulunur.

Kâğıt föy ile dijital föy arasındaki farklar

Dijitale geçmek, kâğıdı taramak demek değildir. Kâğıt föy, ziyaretten sonra yazılan bir özettir. Dijital föy ise ziyaret sırasında dolan kayıtlardan üretilen bir çıktıdır. Bu fark, ofisin kontrol noktalarını değiştirir.

Kâğıt ve dijital föyde ofisin dikkat edeceği noktalar
KonuKâğıt föyDijital föyOfiste dikkat
EşleşmeBina ve asansör elle yazılır; yanlış yazılabilir.Asansör, iş ve tarih iş kaydından gelir.Kayıttaki asansörün sahadaki asansörle aynı olduğunu doğrulayın.
FotoğrafÇoğu kez telefonda kalır.Ziyaret kaydına bağlanır.Fotoğrafın doğru işe bağlı olduğuna bakın.
GecikmeKâğıt ofise gelene kadar kayıt yoktur.Bağlantı yoksa kayıt cihazda bekleyebilir.Cihazda kayıtlı olması ofise ulaştığı anlamına gelmez; çevrimdışı çalışma rehberine bakın.
DüzeltmeÜstü çizilir ya da yeni kâğıt yazılır.Düzeltilen kayıttan yeni belge oluşturulur.Eski belgeyi silmeyin; düzeltme notu ekleyin.
İmzaIslak imza atılır.Ekrana çizilen imza kullanılır.Çizilen imza nitelikli elektronik imza değildir.

Üç sık hatayı paylaşmadan önce düzeltin

  1. İş tamamlandı ama ziyaret tarihi eksik

    Plan tarihini gerçekleşen tarih yerine yazmayın. Teknisyenin ilgili iş kaydını kontrol edin; eksik ziyaret bilgisini yetkili kişiyle tamamlayın, ardından belgeyi yeniden oluşturun.

  2. Fotoğraf doğru, asansör yanlış

    Görseli bina adına bakarak iliştirmeyin. İş ve asansör referansını doğrulayın. Yanlış eşleşme giderilmeden föyü bina sorumlusuna göndermeyin.

  3. Müşteri imzalamadı

    İmza varmış gibi işaretlemeyin. İmzalayacak kimse yoksa teknisyen “İmza alınamadı” kutusunu işaretleyip nedenini yazar; ziyaret kapanır ve föyde “İmza alınamadı: neden” görünür. Ofis, müşteriyle aynı gün görüşüp yeni ziyareti planlasın.

Kapanış notunu imzayla birlikte kontrol edin

Müşteri onayı ekranında kapanış notu ve örnek imzaGörseli büyüt ↗

Müşteri onayı adımında kapanış notu ile imza birlikte görülür. Bu örnekteki imza gösterim verisidir. Bu adım, imza ya da imzanın alınamama nedeni olmadan tamamlanmaz; uygulama bakım ziyaretini kapatmaz.

Örnek görünüm Müşteri onayı adımında kapanış notu ile imza birlikte görülür. Bu örnekteki imza gösterim verisidir. Bu adım, imza ya da imzanın alınamama nedeni olmadan tamamlanmaz; uygulama bakım ziyaretini kapatmaz.

Ofisin paylaşım öncesi kontrolü

  • Bina, asansör, iş ve ziyaret tarihi aynı kaydı gösteriyor.
  • Yapılan iş ile sonraki ziyaret için bırakılan tespit birbirinden ayrılıyor.
  • Fotoğraf ve imza ziyaret kaydında mevcut; kanıtın nasıl toplanacağı için ziyarette kanıt rehberine bakın.
  • Belge doğru alıcıya, firmanın belirlediği paylaşım kanalıyla gönderiliyor.

Föyü bina yöneticisine göndermek ve itirazı yönetmek

  1. Son kontrolü yapın

    Yukarıdaki paylaşım kontrolünü uygulayın. Bina, asansör ve tarih doğru değilse göndermeyin. Gönderilmiş belgeyi düzeltmek, göndermeden önce düzeltmekten zordur.

  2. Alıcıyı ve kanalı kaydedin

    Belgeyi kime, hangi adresle ve hangi tarihte gönderdiğinizi iş kaydına yazın. LiftOfis’ten doğrudan e-posta gönderiminin durumunu demoda sorun.

  3. Kısa bir açıklama ekleyin

    Mesajda asansör kodunu, ziyaret tarihini ve sonraki iş için bırakılan tespiti yazın. Örnek: “B001 binası A001 asansörünün 12 Ekim 2026 tarihli bakım föyü ektedir. Sonraki ziyarette incelenecek bir tespit ayrıca belirtilmiştir.”

  4. İtirazın konusunu ayırın

    Yönetici katılmıyorsa itirazın tarih, yapılan iş, tespit ya da imza hakkında olduğunu belirleyin. Her konu başka bir kayda bakar. Telefonda kalan bir itirazı yazıya dökmeden tartışmayın.

  5. Kayıtları yan yana koyun

    Ziyaret kaydını, kontrol listesini, fotoğrafı ve kapanış notunu birlikte açın. Kayıt hatalıysa düzeltme sürecine geçin. Kayıt doğruysa ilgili kayıtları göstererek yazılı yanıt verin.

  6. Sonucu iş kaydına yazın

    İtirazın tarihini, konusunu, yanıtınızı ve sonucunu iş kaydında tutun. Ay sonu örneklemesinde bu itirazlara bakacaksınız.

Örnek: itirazdan düzeltmeye bir föyün seyri

Örnek akış; tarihler ve kişiler kurgusaldır
GünNe oldu?Kayıtta ne durur?
12 EkimT01, A001 asansörünün bakımını tamamlar; müşteri imzalar.Ziyaret kaydı, ORNEK-FOTO-001 ve müşteri imzası.
13 EkimOfis föyü kontrol eder ve bina yöneticisine gönderir.Alıcı, gönderim tarihi, kontrol eden kişi.
15 EkimYönetici, ziyaret tarihinin yanlış yazıldığını bildirir.İtirazın tarihi ve konusu: ziyaret tarihi.
15 EkimOfis kayıtlara bakar; hata PDF’te değil, ziyaret kaydında çıkar.Hatanın yeri: ziyaret kaydı.
16 EkimKayıt düzeltilir; yeni föy “düzeltme 1” olarak gönderilir.İş kaydında “föy düzeltildi” notu; yeni gönderim tarihi.

Paylaşılmış bir föyü silmeden düzeltmek

  1. Hatanın yerini bulun

    Ziyaret kaydındaki bilgi mi yanlış, yoksa yalnızca PDF mi? Kayıt yanlışsa önce kaydı düzeltin; belge onun çıktısıdır.

  2. Eski belgeyi kayıtta işaretleyin

    Eski PDF’i silmeyin; iş kaydına “föy düzeltildi” notunu, tarihi ve nedeni yazın. Silinen belge, itiraz anında neyin gönderildiğini gösteremez.

  3. Yeni belgeyi oluşturun

    Kaydı düzelttikten sonra föyü yeniden oluşturun. Yeni belgede eskisinin numarasını referans verin; örneğin “ORNEK-IS-001, düzeltme 1”.

  4. Alıcıya bildirin

    Bina yöneticisine neyin değiştiğini iki cümleyle yazın ve eski belgeyi kullanmamasını isteyin. Gönderim kaydına yeni tarihi ekleyin.

Föy sürecinde sık yapılan hatalar

Dört hata, sonucu ve önlemi
HataSonucu ne olur?Önlem
Föyü ay sonuna bırakmakAyrıntılar unutulur, eksik fotoğraf ve not telafi edilemez.Ziyaret kapanır kapanmaz kontrol edin; eksikleri o gün tamamlayın.
Birden çok sürümü dolaştırmakHangisinin geçerli olduğu belirsizleşir.Tek ana kayıt tutun; eski belgeyi silmeyin, iş kaydına not düşün.
Tespiti yapılan işle karıştırmakSonraki iş kaybolur.Tespiti kapanış notunda ayrı cümleyle yazın ve ayrı takip edin.
Kapı şifresini föye yazmakBelge dışarı giderken erişim bilgisi de gider.Şifreyi föye ve e-postaya yazmayın; kapı bilgisini LiftOfis’teki şifreli alanda tutun, her açılışı kayda geçer.

Arşiv ve erişim: hangi kopyayı kim görür?

Bir föyün birden fazla kopyası dolaşır. Ana kaydın ziyaret kaydı olduğunu, PDF’in onun çıktısı olduğunu baştan belirleyin. Dosya adını da standart yapın; örneğin B001_A001_2026-10-12_ORNEK-IS-001.pdf. Bu ad arşivde aramayı kolaylaştırır.

Saklama süresi bu rehberin konusu değildir. Süre ve belge yükümlülükleri için yönetmelik yükümlülükleri rehberine bakın ve yürürlükteki metni teyit edin.

Örnek erişim kuralları; firmanız kendi yetkilerini belirler
KopyaKim görür?Kural örneği
Ziyaret kaydı (ana kayıt)Ofis planlayıcısı, kayıt sorumlusu, firma yöneticisi.Düzeltmeyi yalnızca yetkili kişiler yapar.
Gönderilen PDFBina yöneticisi ve ofis.Her gönderimin tarihi ve alıcısı yazılıdır.
Teknisyen görünümüTeknisyen, yalnızca kendi işlerini.Teknisyen fatura tutarlarını görmez.
Fatura hazırlığıFaturayı hazırlayan ofis çalışanı.Tamamlanan ziyaretin kanıt durumuna bakar; ayrıntı için bakımdan fatura hazırlığına bakın.
E-posta eki ve çıktıAlıcının kendi kutusu ve yazıcısı.Kapı şifresi ve kişisel imza gibi bilgileri föye yazmayın.

Ay sonu denetimi: 10 föylük örnekleme

  1. On föy seçin

    Ay içinde tamamlanan ziyaretlerden on kayıt alın. Her teknisyenden en az bir föy, ilk gelişte tamamlanamayıp sonra yapılan bir ziyaret ve ertelenip sonra yapılan bir ziyaret olsun. Kalanları listeden eşit aralıkla seçin.

  2. Altı soruyu her föye sorun

    Aşağıdaki denetim formunu kullanın. Her föy için evet ya da hayır yazın. Hayır yazdığınız yerde iş referansını ve nedenini not edin.

  3. Sonucu bir karara bağlayın

    Aynı hata on föyün ikisinde ya da fazlasında çıkıyorsa nedeni süreçte arayın: form, eğitim ya da ofis kontrolü. Tek seferlik hatada yalnızca ilgili föyü düzeltin. Bu adımı ay sonu bakım kapanışı listenize ekleyebilirsiniz.

Örnek denetim formu ve sonucu

Örnek sonuç; veriler kurgusaldır, gerçek bir denetimi göstermez
Denetim sorusuNereye bakılır?Hatalı föy sayısı (10 föyde)
Bina, asansör ve iş eşleşiyor mu?Föy başlığı ve iş kaydı0
Ziyaret tarihi gerçekleşen tarih mi?Föy ve ziyaret kaydı1
Fotoğraflar doğru asansörde mi?Kanıt ekranı0
İmzalayanın adı ve görevi kayıtlı mı?Föy ve kapanış notu2
Tespit, kapanış notunda ayrı yazılmış mı?Föyün not bölümü1
Gönderim kaydı tam mı?Alıcı, tarih ve kanal3

Örnek sonucu nasıl okursunuz?

Örnekte en çok hata gönderim kaydında çıktı: on föyün üçünde alıcı ya da tarih eksik. Bu, sorunun sahada değil, ofisin gönderim alışkanlığında olduğunu düşündürür. İmzalayanın adı ve görevindeki iki eksik ise eğitim için bir işarettir.

İmzanın kapsamı

LiftOfis’te ziyaret, müşteri imzasıyla ya da “İmza alınamadı” nedeniyle kapanır; föy imzayı ya da imzanın alınamama nedenini gösterir. Ekrana çizilen imzayı nitelikli elektronik imza olarak değerlendirmeyin. Belgenin kullanım ve saklama koşullarını firmanızın sorumluları belirlemelidir; bu örnek teknik bakım talimatı vermez. Terimler için asansör sözlüğüne, belgelerle ilgili yükümlülükler için yönetmelik yükümlülükleri rehberine bakın ve güncel metni teyit edin.

Sık sorulan sorular

Föy neden bina adından değil ziyaret kaydından açılmalı?

Bir binada birden fazla asansör olabilir; bina adı hangi asansöre gidildiğini anlatmaz. Asansör, iş ve ziyaret tarihi aynı kayıtta görünmelidir.

Planlanan tarih ile ziyaret tarihi aynı mıdır?

Hayır. Planlanan tarih gerçekleşen tarihten farklı olabilir. Belgeyi düzenleme tarihiyle ziyaret tarihini birbirinin yerine kullanmayın.

Fotoğraf doğru ama asansör yanlışsa ne yapmalıyım?

Görseli bina adına bakarak iliştirmeyin; iş ve asansör referansını doğrulayın. Yanlış eşleşme giderilmeden föyü bina sorumlusuna göndermeyin.

Müşteri imzalamazsa ne yapmalıyım?

İmza varmış gibi işaretlemeyin. Teknisyen “İmza alınamadı” kutusunu işaretleyip nedenini yazar; ziyaret kapanır ve föyde “İmza alınamadı: neden” görünür. Müşteriyle aynı gün görüşüp yeni ziyareti planlayın.

Bina yöneticisi föyü kabul etmezse ne yapmalıyım?

İtirazın konusunu ayırın: tarih, yapılan iş, tespit ya da imza. Ziyaret kaydı, fotoğraf ve kapanış notunu yan yana koyup yazılı yanıt verin; kayıt hatalıysa düzeltilmiş yeni belgeyi gönderin.

Yanlış düzenlenmiş föyü silebilir miyim?

Hayır; eski PDF’i silmeyin. İş kaydına “föy düzeltildi” notunu, tarihi ve nedeni yazın ve yeni belgeyi eskisine referans vererek oluşturun. Silinen belge, neyin gönderildiğini sonradan gösteremez.

Föyler ne kadar süre saklanmalı?

Bu rehber süre vermez. Saklama ve içerik yükümlülükleri için yönetmelik yükümlülükleri rehberine bakın ve yürürlükteki metni teyit edin. LiftOfis hukuki danışmanlık vermez.

Ay sonunda kaç föyü kontrol etmeliyim?

On föyle başlayın: her teknisyenden en az bir tane, ilk gelişte tamamlanamayan ve ertelenen ziyaretlerden de birer örnek ekleyin. Aynı hata iki föyde çıkıyorsa süreci inceleyin ve örnek sayısını artırın.