Teknisyen iş planı nasıl yapılır? Haftalık plan, yedek ve erteleme

Aylık bakım listesi haftalık plana nasıl çevrilir?

Aylık bakım listesini haftalık plana çevirmek için önce işleri bölge ve bina erişimine göre gruplayın. Sonra grupları haftalara yayın ve her güne bir teknisyen atayın. Son olarak hiçbir asansörün ayın son günlerine kalmadığını kontrol edin. Plan, sabah kısa bir bakışla ve akşam bir sonuç kontrolüyle canlı kalır.

Planın amacı teknisyeni meşgul göstermek değildir. Amaç, ayın her asansörünün bir tarihi, bir sorumlusu ve bir yedeği olmasıdır. Bu rehber bakım işinin planını ve kaydını anlatır; onarım talimatı değildir ve teknik bir bakım yöntemi önermez. Portföy büyüdükçe planın kimde durması gerektiği için portföy büyüdükçe takip düzeni rehberine bakın.

Hafta başlamadan önce elinizde hangi bilgiler hazır olmalı?

• Ayın ziyaret listesi ve önceki aydan açık kalan işler.
• Teknisyenlerin izin ve eğitim günleri.
• Dar saat aralığı olan ya da randevu isteyen binaların listesi.
• Her bölge için birincil ve yedek teknisyenin adı.
• Bina sorumlularının güncel telefonları.
• Geçen haftadan devreden ertelenmiş işler ve yeni tarihleri.

Aylık listeden haftalık plana beş adımda nasıl geçilir?

1. Ayın işlerini tek listede toplayın

   Sözleşmelerden doğan bu ayki ziyaretleri tek listede görün. Sözleşme takibi rehberi hangi asansörün hangi dönemde bakım alacağını anlatır. Önceki aydan açık kalan işleri ayrı bir başlık altında ekleyin. Geciken iş böylece yeni ayın işleriyle karışmaz.

2. Bölgeye ve erişime göre gruplayın

   Aynı bölgedeki ve aynı bina sorumlusuna bağlı asansörleri bir arada alın. Aynı binadaki iki asansörü aynı güne koyun, ama kayıtlarını ayrı tutun. Erişimi dar saat aralığına bağlı binaları ayrıca işaretleyin.

3. İlk üç haftaya yayın, son haftayı boş bırakın

   Listeyi ilk üç haftaya bölün. Dördüncü haftayı yalnızca ertelenen ve yeni gelen işler için ayırın. Hiçbir asansör ayın son üç gününe bırakılmasın. Bırakılırsa tek bir ertelemede o asansörün ayı kaçar.

4. Teknisyenlere gün gün atayın

   Her güne gerçekçi bir iş sayısı koyun. Sayıyı kendi ekibinizin geçmiş günlerine bakarak belirleyin; başka bir firmanın sayısını almayın. Her güne yakın bölgeden bir yedek iş ekleyin. Bir bina açılmazsa teknisyen boş kalmasın.

5. Planı bir gün önceden iletin

   Teknisyen ertesi günün işlerini, bina sorumlusunun telefonunu ve erişim notunu akşamdan görsün. Sabah öğrenilen plan, ilk işin geç başlaması demektir.

Bir teknisyene günde kaç iş yazılmalı?

Cevap sizin ekibinizin geçmişindedir; başka bir firmanın sayısı sizi yanıltır. Son iki üç ayın tamamlanmış ziyaretlerini çalışılan gün sayısına bölün. Çıkan sayı, ekibinizin gerçek hızıdır. Planı bu sayının biraz altına kurun; çünkü erişim sorunu, trafik ve acil çağrı her ay çıkar.

Örnek hesap, piyasa değeri değildir: T01 son 8 çalışma gününde 31 asansörün ziyaretini tamamladı. 31 bölü 8 yaklaşık 3,9 eder. Plan için günde 3 asansör yazılır, dördüncü iş yedek olarak yanına konur. Aynı hesabı T02 için ayrı yapın; çünkü bölgesi ve bina yapısı farklıdır.

Örnek iki teknisyenli hafta nasıl görünür?

Örnek hafta neyi öğretiyor?

Hafta başında 19 asansör planlıydı ve 19’unun ziyareti hafta içinde tamamlandı. Ama beş asansörde gün ya da kişi değişti: A013, A007, A008, A009 ve A019. Her değişikliğin bir nedeni vardı ve her neden kayıtta yazılıydı.

Bir ayrıntıya dikkat edin. Salı günü A013 için ziyaret denemesi yapıldı ama tamamlanmadı. Bu yüzden hafta içinde 20 ziyaret denemesi yapıldı, 19 ziyaret tamamlandı. Ay sonunda “20 işe gidildi” diye sayarsanız bakımı olduğundan fazla gösterirsiniz. Tamamlanan ile denenen farklı sayılardır.

Plan sorunsuz gitmedi; ama hiçbir iş sahipsiz kalmadı. Bir planı bu ölçüyle değerlendirin: hafta sonunda her asansörün durumu söylenebiliyor mu?

Teknisyen izinli ya da hastaysa yedek nasıl çalışır?

Yedek teknisyen, izin günü sabahı aranan kişi değildir. Önceden adı yazılı olan kişidir. Her bölge için bir birincil ve bir yedek teknisyen belirleyin. Yedek, bölgenin binalarını ve erişim notlarını tanımalıdır.

İzin takvimini ay başında planın yanına koyun. İzinli günün işlerini o gün için devredin; boşa düşen işleri ay sonuna bırakmayın. Devirde erişim bilgisi ve bina sorumlusunun telefonu yeni teknisyene geçmelidir. Bilgi tek kişinin telefonunda kalıyorsa devir çalışmaz.

Önceden bilinmeyen bir hastalıkta aynı gün iki karar verilir: hangi işler yedeğe geçer, hangileri başka güne alınır? Yakın bölgedeki işler yedeğe, uzak ve dar saatli işler başka güne gider. Her kararı kayda yazın.

Ertelenen ziyaret kaydını neden korumalı?

Erteleme kuralı tek cümledir: ertelenen ziyaret aynı kaydı korur. İlk planlanan tarih, erteleme nedeni, yeni tarih ve kararı veren kişi birlikte durur. Tarihi sessizce ileri alırsanız ay sonunda geciken bakım görünmez olur.

Excel kullanıyorsanız aynı kural orada da geçerlidir. Ay sonu filtreleri ertelenen işi tamamlananın arasından ayırmak için vardır. Ertelenen işi tamamlanmış göstermek ya da yeni satır açıp eskisini silmek, ay sonu kontrolünü boşa çıkarır.

Hangi erteleme nedeni kayda nasıl yazılır?

Ertelenen bir ziyaretin kaydı nasıl görünür?

Acil çağrı geldiğinde plan nasıl korunur?

Acil çağrı planlı bakımı iptal etmez; yalnızca yerini değiştirir. Çağrıya giden teknisyenin o günkü işlerini hemen üç gruba ayırın: aynı gün yetişebilecekler, yakın bölgedeki başka teknisyene verilebilecekler ve ertesi güne alınacaklar.

Her taşıma için bir cümlelik not yazın: hangi çağrı, saat kaç, hangi iş etkilendi. Bu not hem bina sorumlusuna vereceğiniz cevabın hem de ay sonu kapanışının dayanağıdır. Çağrının kendisini nasıl karşılayacağınız bu rehberin konusu değildir.

Etkilenen binaların yöneticilerini aynı gün arayın. “Bugün gelemedik, perşembe geleceğiz” diyen kısa bir telefon, sonradan gelecek “neden gelmediniz?” sorusunu önler. Konuşmanın saatini ve kiminle yapıldığını kayda yazın.

Anahtar, kod ve bina sorumlusu: erişim sorunları nasıl azaltılır?

• Her bina için bir erişim notu yazın: kim açar, hangi saatte, anahtar nerede.
• Bina sorumlusunun telefonu, planlanan günün sabahı teknisyenin elinde olsun.
• Dar saat aralığı olan binaları plan üzerinde ayrı işaretleyin ve yanlarına yedek iş koyun.
• Kapı kodunu mesaj grubuna yazmayın. Kodu kimin, ne zaman gördüğünü izleyebileceğiniz bir yer kullanın.
• Erişim sağlanamazsa kimle, saat kaçta konuşulduğunu not edin.
• Aynı binada ikinci kez erişim sağlanamazsa bina yöneticisine yazılı bildirin. Hangi sürenin geçerli olduğunu sözleşmenize ve yürürlükteki mevzuata bakarak belirleyin.

Plan gün içinde değişirse teknisyen bunu nasıl öğrenir?

Plan değişikliğini yalnızca mesajla bildirmek sık görülen bir hatadır. Teknisyen mesajı görmeyebilir ve eski plana göre binaya gidebilir. Değişikliği önce ortak kayıtta yapın, sonra gerekiyorsa telefonla haber verin.

Çevrimdışı çalışan bir uygulama, bağlantı yokken yapılan değişikliği bilemez. Teknisyen sabah işlerini aldıysa, öğleden sonra ofiste yapılan atama değişikliği ancak bağlantı geldiğinde ulaşır. Bu yüzden değişiklik yaptığınızda teknisyenden bağlantı varken işlerini yenilemesini isteyin. Ayrıntı için çevrimdışı çalışma rehberine bakın.

Teknisyen, artık kendisine ait olmayan bir iş için kayıt girmiş olabilir. Bu kaydı silmeyin; iş referansıyla ofise bildirin ve ofisin kararını bekleyin.

Planı kim değiştirebilir?

Plan değişiklikleri kontrolsüz yapılırsa iki kişi aynı işi iki farklı güne alabilir. Bu yüzden değişiklik yetkisini adlandırın. Çoğu firmada bu yetki planlayıcıdadır. Teknisyen erteleme ihtiyacını nedeniyle bildirir, kararı planlayıcı verir. Acil durumda teknisyen kendi kararını verebilir, ama nedeni aynı gün kayda yazar.

Bu kural iki sorunu önler. Birincisi, aynı işin iki kişide görünmesidir. İkincisi, erteleme kararının kimseye söylenmeden verilmesidir. İkisi de ay sonunda “bu işi kim yapacaktı?” sorusuna döner.

Sabah on dakikalık kontrol nasıl yapılır?

1. Dünün açık işlerine bakın

   Dün sonuç girilmemiş ya da ertelenmiş iş var mı? Varsa bugünün planında yeri belli olmalı.

2. Bugünün riskli işlerini seçin

   Dar saatli bina, ilk kez gidilecek bina ve bina sorumlusuna önceden haber verilmesi gereken iş bu gruba girer. Bunlar için telefonu bugün açın.

3. Eksik kişiyi ve yedek işi doğrulayın

   İzinli, geç gelen ya da hasta biri var mı? Varsa devri yapın. Her teknisyenin elinde bir yedek iş olduğunu görün.

Gün sonu gözden geçirme listesi

• Bugün planlanan her iş için bir sonuç girildi mi: tamamlandı, ertelendi ya da giriş yapılamadı?
• Ertelenen her işin nedeni ve yeni tarihi yazıldı mı?
• Tamamlanan işlerde fotoğraf ve imza kayıtta var mı? İmza alınamayan ziyaret “tamamlanamadı” olarak nedeniyle kaydedildi mi? Ayrıntı için ziyarette kanıt rehberine ve dijital bakım föyü rehberine bakın.
• Teknisyenlerin cihazında gönderilmeyi bekleyen kayıt kaldı mı?
• Yarının işleri, erişim notları ve bina sorumlusu telefonları teknisyenin elinde mi?
• Yarın için yakın bölgeden bir yedek iş belirlendi mi?

Haftalık planın sağlıklı olup olmadığını nasıl anlarsınız?

• Her akşam sonucu girilmemiş iş kalmıyor.
• Ertelenen işlerin yeni tarihleri bir sonraki haftanın planında yer alıyor.
• Ayın üçüncü haftasında tamamlanmamış iş sayısı ilk haftadakinden çok değil.
• Aynı asansör arka arkaya iki ay son haftaya kalıyorsa bunun nedeni konuşuluyor.
• Teknisyenler ertesi günün işini akşamdan biliyor.
• Her bölgede yedek teknisyen en az bir kez o binalara gitmiş.

Haftalık planda sık yapılan hatalar

Sık sorulan sorular