Bir bina, iki asansör, iki ayrı ziyaret

Örnek B001 binasında A001 ve A002 asansörleri var. İkisinin bakımını da 12 Ekim’e planladınız. Teknisyen A001’in kaydını tamamladı; A002 için binaya erişemedi. Bina satırına yalnızca “yapıldı” yazarsanız ikinci asansörün açık işi kaybolur.

Bu yüzden satırın birimi bina değil, belirli bir dönemdeki asansör ziyareti olmalı. Aynı binanın iki asansörü ayrı satırda; sonraki ayın bakımı da yeni satırda tutulur. İsim değişse bile kodları sabit bırakın. Satıra bir de iş veya föy numarası yazın; kanıtın nasıl toplanacağını ziyarette kanıt rehberinde bulabilirsiniz.

Hangi alan neyi cevaplar?

Bakım tablosundaki alanlar
AlanNasıl kullanılır?Kontrol
BinaKodu / AsansorKoduAd yerine sabit kodla ilişkilendirin.Aynı asansör iki farklı kodla açılmış mı?
BakimDonemi2026-10 gibi yıl ve ayı birlikte yazın.Geçen ayın kaydı yeni ayda yeniden kullanılmış mı?
PlanlananTarih / TeknisyenKoduİşin ne zaman ve kim tarafından yapılacağını gösterir.Atama ve ziyaret aynı şey sanılmış mı?
GerceklesenTarih / ZiyaretSonucuYalnızca gerçekleşen ziyaretin sonucunu girin.Sonuç var ama tarih yok mu?
OfisNotuErteleme nedeni, yeni tarih veya kayıt kontrolünü belirtin.Notun ardından yapılacak iş belli mi?

Sütun sözlüğü: her sütunun türü ve sahibi

Yukarıdaki sekiz alana iki sütun daha ekleyin: ZiyaretReferansi ve OfisKontrol. İlki ziyaretin iş veya föy numarasını, ikincisi ofisin kontrol durumunu taşır. Böylece “yapıldı” ile “kontrol edildi” aynı hücrede karışmaz.

Aşağıdaki sözlüğü dosyanın ikinci sayfasına koyun. Yeni bir kişi tabloyu devraldığında hangi sütuna ne yazacağını buradan öğrensin. Harfler, bu rehberdeki formüllerin dayandığı sıradır.

Örnek sütun sözlüğü: A’dan J’ye on sütun
SütunVeri türüİzin verilen değer (örnek)Kim doldurur?
A · BinaKoduMetinB001, B002… Büyük harf, boşluksuz.Kayıt sorumlusu
B · AsansorKoduMetinA001, A002… Aynı kod ikinci kez kullanılmaz.Kayıt sorumlusu
C · BakimDonemiMetin2026-10 gibi yıl-ay. Hücre önce Metin yapılır.Planlayan kişi
D · PlanlananTarihTarih12.10.2026. Yalnızca gerçek tarih girilir.Planlayan kişi
E · TeknisyenKoduListeT01, T02… Listeler sayfasından seçilir.Planlayan kişi
F · GerceklesenTarihTarihZiyaret yapıldıysa dolu, yapılmadıysa boş.Ofis, teknisyenin bildirimiyle
G · ZiyaretSonucuListeTamamlandı, Erişilemedi, Ertelendi, İptal.Ofis
H · ZiyaretReferansiMetinORNEK-IS-001 gibi iş veya föy numarası.Ofis
I · OfisKontrolListeBekliyor, Kontrol edildi, Düzeltme gerekli.Kayıt sorumlusu
J · OfisNotuMetinErteleme nedeni, yeni tarih, kimin arayacağı.Kayıt sorumlusu

Açılır listeler: veri doğrulama nasıl kurulur?

  1. Listeler sayfasını açın

    Dosyaya Listeler adında ayrı bir sayfa ekleyin. İlk sütuna teknisyen kodlarını, ikinciye ziyaret sonuçlarını, üçüncüye ofis kontrol durumlarını yazın. Bir seçenek değişirse tek yerden düzeltirsiniz.

  2. Liste kuralını bağlayın

    Excel’de G2:G500 aralığını seçin, Veri menüsünden Veri Doğrulama’yı açın ve izin verilen türü Liste yapın. Kaynak olarak Listeler sayfasındaki sonuçları gösterin. E ve I sütunları için de aynısını yapın. Google E-Tablolar’da aynı işlem Veri menüsündeki veri doğrulama seçeneğindedir.

  3. Tarih sütunlarına tarih kuralı verin

    D ve F sütunlarında izin verilen türü Tarih yapın. Böylece “12 Ekim civarı” gibi metinler girilemez. Hata iletisine “Tarihi gg.aa.yyyy yazın” gibi kısa bir yönerge ekleyin.

  4. Kod sütunlarını önce metin yapın

    A, B ve C sütunlarını veri girmeden önce Metin biçimine çevirin. Aksi halde 2026-10 değeri tarihe dönüşebilir ve 001 gibi kodlar baştaki sıfırı kaybeder. Dönüşmüş bir hücreyi sonradan metne çevirmek eski yazımı geri getirmez.

  5. Hata uyarısını Durdur yapın

    Uyarı stili, listeye uymayan değerin yine de yazılmasına izin verir. Durdur stilinde ise Excel girişi kabul etmez. Ofis çalışanı her seferinde listeden seçmek zorunda kalır.

Ay sonunda işe yarayan formüller

Aşağıdaki formüller, sütun sözlüğündeki sıraya göre yazıldı. Başlıklar 1 numaralı satırda, veri 2 ile 500 numaralı satırlar arasındadır. K ve L sütunları yardımcıdır; on sütunun yanına eklenir. Aralıkları kendi dosyanıza uyarlayın. Formüller İngilizce işlev adları ve virgülle verildi; Türkçe Excel için aşağıdaki nota bakın.

Örnek formüller; aralıklar kurgusaldır, dosyanıza göre değiştirin
AmaçFormülNe gösterir?
Ekim 2026’da planlanan ziyaret=COUNTIFS(D2:D500,">="&DATE(2026,10,1),D2:D500,"<"&DATE(2026,11,1))Ay içinde planlanan satırların sayısı.
Aynı ayın açık ziyareti=COUNTIFS(D2:D500,">="&DATE(2026,10,1),D2:D500,"<"&DATE(2026,11,1),F2:F500,"")Gerçekleşen tarihi boş kalan işlerin sayısı.
Erişilemeyen ziyaret=COUNTIFS(G2:G500,"Erişilemedi")Yeni tarih bekleyen işlerin sayısı.
T01’in açık ziyareti=COUNTIFS(E2:E500,"T01",F2:F500,"")Bir teknisyenin bitirmediği iş sayısı.
Referanssız tamamlanan iş=COUNTIFS(G2:G500,"Tamamlandı",H2:H500,"")Kanıtı bağlanmamış ziyaretler; 0 olmalı.
Planı geçmiş ama yapılmayan iş=COUNTIFS(D2:D500,"<"&TODAY(),F2:F500,"",G2:G500,"<>İptal")İptal olmayan, tarihi geçmiş açık işler.
Yardımcı anahtar (K2)=A2&"|"&B2&"|"&C2Bina, asansör ve dönemi tek metinde birleştirir.
Tekrar uyarısı (L2)=IF(A2="","",IF(COUNTIF($K$2:$K$500,K2)>1,"TEKRAR",""))Aynı asansör aynı dönemde iki satırdaysa TEKRAR yazar.
Koşullu biçimlendirme kuralı=AND($D2<>"",$D2<TODAY(),$F2="",$G2<>"İptal")A2:J500 aralığında geciken satırı boyar.

Türkçe Excel’de formül nasıl yazılır?

Türkçe Excel’de bağımsız değişkenleri noktalı virgül ayırır ve işlev adları Türkçedir: COUNTIFS için ÇOKEĞERSAY, COUNTIF için EĞERSAY, IF için EĞER, DATE için TARİH, TODAY için BUGÜN, AND için VE. Bu durumda aynı ayın açık ziyareti formülü =ÇOKEĞERSAY(D2:D500;">="&TARİH(2026;10;1);D2:D500;"<"&TARİH(2026;11;1);F2:F500;"") olur. Google E-Tablolar’da ayırıcı dosyanın yerel ayarına bağlıdır; formülü yazarken çıkan öneriye bakın. Formülü kurduktan sonra sonucu elle saydığınız on satırla karşılaştırın.

Renk ve filtre disiplini: altı kural

  • En çok üç renk kullanın ve anlamlarını dosyanın ilk sayfasına yazın. Örneğin kırmızı gecikmiş, sarı yeni tarih bekleyen, yeşil ofis kontrolü bitmiş olsun.
  • Renk tek başına kayıt değildir. Boyadığınız her satırın metin karşılığı da olsun; renk sayılamaz, süzülemez ve siyah-beyaz çıktıda kaybolur.
  • Rengi elle boyamayın, koşullu biçimlendirme kuralıyla verin. Elle boyanan hücre, veri değişse de eski rengini korur ve yanlış uyarı verir.
  • Sıralarken tablonun tamamını seçin. Yalnızca bir sütunu sıralarsanız satırlar birbirinden kopar ve bir asansörün tarihi başka asansörün satırına geçer.
  • Dosyayı kaydetmeden önce filtreleri temizleyin. Gizli kalan satırlar ertesi gün “bu iş hiç yokmuş” izlenimi verir.
  • Başlık satırını dondurun ve sütun sırasını değiştirmeyin. Formüller sütun harfine bağlıdır; sıra değişirse sonuçlar sessizce yanlışlaşır.

Sürüm, yedek ve yetki: kim neyi değiştirir?

Örnek çalışma kuralları; firmanıza göre uyarlayın
KonuKuralÖrnek uygulama
Ana dosyaTek ana dosya vardır; diğerleri kopya sayılır ve kullanılmaz.Ortak klasörde tek dosya: BakimTakip_2026-10.xlsx.
YetkiDosyayı tek kişi düzenler, diğerleri yalnızca görüntüler.Diğer kullanıcılara yalnızca görüntüleme izni verin; değişiklik isteğini yazılı iletin.
Değişiklik günlüğüSilinen veya düzeltilen her satır bir sayfada kayıtlıdır.Degisiklikler sayfası: tarih, satır, eski değer, yeni değer, neden.
YedekHer iş günü sonunda dosyanın kopyası başka bir yere alınır.Tarihli kopya: BakimTakip_2026-10-12.xlsx.
Yedeği denemeYedek ayda bir açılıp denenir.Açılmayan veya eksik çıkan yedek, yedek sayılmaz.
Kapanan ayKapanan ayın dosyası salt okunur arşivlenir.Arsiv_2026-10 klasörü; yalnızca kayıt sorumlusu silebilir.

Aylık devir rutini: eski ayı kapatın, yenisini açın

  1. Eski ayın kopyasını alın

    Ay sonu kontrolünü bitirin, dosyayı Arsiv_2026-10 adıyla kaydedin ve salt okunur yapın. Devir sırasında yapacağınız bir hata kapanmış ayın kaydını bozmasın.

  2. Açık satırları ayırın

    Gerçekleşen tarihi boş satırları AcikIsler sayfasına kopyalayın. Her biri için OfisNotu’na nedeni ve yeni planı yazın. Eski satırı silmeyin; sonucunu Erişilemedi, Ertelendi veya İptal olarak bırakın.

  3. Yeni ay satırlarını asansör listesinden üretin

    Asansorler sayfasındaki her kod için yeni dönemde bir satır açın. BakimDonemi’ni 2026-11 yapın, gerçekleşen tarih ve sonucu boş bırakın. Geçen ayın satırını kopyalayıp yalnızca dönemi değiştirmek, eski sonucu yeni aya taşıma riski yaratır.

  4. Sayıları eşleştirin

    Asansorler sayfasındaki kod sayısı ile yeni dönemin satır sayısı eşit olmalı. Tekrar uyarısı sütununda hiç TEKRAR yazmamalı. Fark varsa devri onaylamayın; eksik veya fazla kodu bulun.

  5. Açık işleri yeni plana bağlayın

    AcikIsler sayfasındaki her iş için yeni ayda bir tarih ve sorumlu teknisyen belirleyin. Planı olmayan açık iş kalmamalı. Sonra eski ayın dosyasını arşiv klasörüne taşıyın.

Ay sonunda üç filtre uygulayın

  1. Gerçekleşen tarihi boş olanları bulun

    Dönemi seçin, gerçekleşen tarihi boş satırları süzün. Ertelenen veya erişilemeyen ziyaretleri tamamlanan işlerin arasına katmayın.

  2. Tamamlanan kayıtları doğrulayın

    Sonucu “Tamamlandı” olan satırda tarih ve ziyaret referansını kontrol edin. Eksik kanıtı not edin; başka asansörün föyünü yanlış satıra bağlamayın.

  3. Yeni ayı ayrı başlatın

    Açık işin nedenini ve yeni planını koruyun. Geçen ayı tamamlanmış göstermek için tarihi ileri taşımayın; yeni ayın düzenli bakım satırını ayrıca oluşturun. Tam kapanış listesi için ay sonu bakım kapanışı rehberine bakın.

Örneği nasıl yorumlamalı?

Altı örnek satırdan seçilen üç durum
KayıtGörülen durumOfisin sonraki adımı
A001 · 2026-1012 Ekim’de tamamlanmışZiyaret kaydını doğrulayın.
A002 · 2026-10Erişim sağlanamadı; tarih boşBina sorumlusuyla yeni tarih belirleyin.
A005 · 2026-10Planlandı; henüz ziyaret yokAtamayı ve planlanan tarihi inceleyin.

Tablo ne zaman yetersiz kalır?

Birden çok kişinin kopya dosya tutması, fotoğraf ve imzaların mesajlarda kalması, aynı işin tekrar yazılması kontrolü zorlaştırır. Tabloyu büyütmeden önce tek kayıt sorumlusunu ve gün sonu kontrolünü belirleyin. Ofis ve saha aynı işi ayrı ayrı güncelliyorsa ortak bir iş kaydı değerlendirin. Portföy büyüdükçe düzenin nasıl değiştiğini takip düzeni rehberinde görebilirsiniz.

Excel’den ne zaman çıkmalı? Altı ölçülebilir işaret

Excel’i bırakma kararı his değil, ölçü olmalı. Örnek bir kural: aşağıdaki altı işaretten ikisi üç ay üst üste görülüyorsa tablo işinizi taşıyamıyor demektir. Eşikler de örnektir; kendi ofisinizin gerçeğine göre değiştirin.

Örnek eşikler; firmanıza göre değiştirin
İşaretNasıl ölçersiniz?Örnek eşik
Ay sonu kapanışı uzuyorKapanışa harcanan iş günü sayısı.Bir iş gününü aşıyorsa.
Kodlar tutarsızAynı asansörün iki farklı kodla bulunması.Her ay en az bir kez çıkıyorsa.
Kopya dosyalar çoğalıyorAynı ay içinde dolaşan dosya sürümü sayısı.İkiden fazlaysa.
Kanıt dağınıkFotoğraf ve imzaların durduğu yer sayısı.Üç ayrı yerden fazlaysa.
Saha bilgisi geç giriliyorZiyaret ile tabloya girişi arasındaki süre.Aynı gün girilmiyorsa.
Faturasız iş çıkıyorFiyatı veya sözleşmesi bulunamayan iş sayısı.Her ay bir veya daha fazlaysa.

Karar verdiyseniz sonraki adım

Önce yazılım türlerini ve kriterlerinizi netleştirin. Takip programı seçimi rehberi bunun için bir puan tablosu içerir. Geçişe karar verirseniz kodları bu rehberdeki sözlüğe göre düzeltmeniz aktarımı kolaylaştırır. Aktarımın nasıl yürüdüğünü Excel’den geçiş sayfasında inceleyin.

Ofis ve sahanın aynı işi ayrı ayrı güncellediği yerde ortak bir iş kaydı gerekir. Asansör bakım takibi sayfası bunun LiftOfis’te nasıl göründüğünü anlatır. Geçiş sırasında eski tabloyu silmeyin; ilk ay sonunda yeni sistemdeki sayıları tabloyla karşılaştırın.

Sık sorulan sorular

Excel bakım tablosunda bir satır neyi temsil etmeli?

Bina değil, belirli bir dönemdeki asansör ziyaretini. Aynı binanın iki asansörü ayrı satırda, sonraki ayın bakımı da yeni satırda tutulur.

Bina ve asansörü ad yerine neyle eşleştirmeliyim?

Sabit kodlarla: BinaKodu ve AsansorKodu. İsim değişse bile kodları sabit bırakın.

Ay sonunda hangi filtreleri uygulamalıyım?

Önce gerçekleşen tarihi boş olanları bulun, sonra tamamlanan kayıtları doğrulayın, en sonda yeni ayı ayrı başlatın.

Excel tablosu ne zaman yetersiz kalır?

Birden çok kişi kopya dosya tutuyorsa, fotoğraf ve imzalar mesajlarda kalıyorsa ya da aynı iş tekrar yazılıyorsa kontrol zorlaşır. Ofis ve saha aynı işi ayrı ayrı güncelliyorsa ortak bir iş kaydı değerlendirin.

Excel’de bir ayın açık ziyaretlerini nasıl sayarım?

COUNTIFS ile planlanan tarihi ay sınırları arasında kalan ve gerçekleşen tarihi boş olan satırları sayın. Örnek: =COUNTIFS(D2:D500,">="&DATE(2026,10,1),D2:D500,"<"&DATE(2026,11,1),F2:F500,""). Türkçe Excel’de aynı formül ÇOKEĞERSAY ve noktalı virgülle yazılır.

Excel bakım tablosunu kaç kişi düzenlemeli?

Tek kişi düzenlemeli, diğerleri yalnızca görüntülemeli. Birden çok kişi dosyayı kopyalayarak çalışırsa hangi sürümün doğru olduğu belirsizleşir.

Excel bakım dosyasını ne sıklıkla yedeklemeliyim?

Her iş günü sonunda tarihli bir kopyayı başka bir yere alın ve ayda bir yedeği açıp deneyin. Açılmayan yedek, yedek sayılmaz.

Excel’den LiftOfis’e geçmeden önce tablomu nasıl hazırlamalıyım?

Kodları tutarlı hale getirin, tekrarlanan asansörleri işaretleyin ve açık işleri ayrı bir listede tutun. Aktarımı LiftOfis ekibi yapar ya da Firma Ayarları altındaki Veri aktarımı ekranından kendiniz yüklersiniz; yükleme öncesinde bir ön rapor incelenir; ayrıntılar Excel’den geçiş sayfasındadır.