Demoya üç kişi, bir örnek iş getirin

Firma sorumlusu, ofiste işi planlayan kişi ve bir teknisyen aynı demoya katılsın. Örnek B001 binasındaki A001 asansörünü, bu ayın bakımını ve fiyatı henüz girilmemiş ek bir parça kaydını kullanın. Gerçek müşteri verisini ilk görüşmede paylaşmanız gerekmez.

Herkesin farklı bir ekran istemesi yerine bu işi baştan sona izleyin. Bir adım gösterilemiyorsa nedenini ve ürün kapsamını not edin. “Yapılabilir” cevabını, gösterilmiş işlemle aynı değerlendirmeyin. Demodan önce ürünün hangi türde olduğunu da öğrenin: asansör bakım yazılımı türleri rehberi, genel bir iş takip aracı ile bakım odaklı bir ürünü ayırmanıza yardım eder.

Hangi kriterler önemli? Ağırlıkları siz belirleyin

Her firmanın önceliği farklıdır. Teknisyenleri sık sık internetsiz binalara giden bir firma için çevrimdışı çalışma ağır basar. Ağırlıklı kriter tablosu bu farkı demodan önce yazıya döker. Böylece satıcının öne çıkardığı özellik kararınızı belirlemez.

Yöntem basittir. Sekiz kadar kriter seçin ve toplamı 100 olacak biçimde ağırlık verin. Demodan sonra her ürüne 1 ile 5 arasında puan verin. Aşağıdaki ağırlıklar örnektir; kendi firmanıza göre değiştirin. Kullanmayacağınız bir özelliğe ağırlık vermeyin: çok şubeli bir yapınız yoksa şube yönetimi tabloya girmesin. Ölçüt, ürünün genel gücü değil, sizin ay sonu kapanışınızdır. Bedeli de bir kriter yapabilirsiniz, ama yalnızca aynı kapsamla yazılmış tekliflerle puanlayın. Nelere bakacağınızı yazılım fiyatlarını karşılaştırma rehberi anlatır.

Örnek ağırlık tablosu: 100 puanı nasıl dağıtırsınız?

Örnek ağırlıklar; her firma kendi önceliğine göre değiştirmelidir
KriterÖrnek ağırlıkDemoda nasıl sınanır?Ağırlığı artırın, eğer…
Planlama ve atama15Atamayı değiştirin; eski ve yeni teknisyenin ekranını karşılaştırın.Ofisiniz işleri her gün yeniden dağıtıyorsa.
Saha kaydı15Kontrol listesi, fotoğraf ve imza aynı işte kalıyor mu?Müşteriyle kayıt konusunda sık tartışıyorsanız.
Çevrimdışı çalışma15Bağlantıyı kesin; cihazdaki kaydı ofise ulaşandan ayırın.Bodrum ve uzak binalarınız çoksa.
Fatura hazırlığı15Fiyatsız veya sözleşmesiz işin neden beklediği görünüyor mu?Yapılan işin faturasız kaldığını gördüyseniz.
Tahsilat takibi10Geciken alacak ve görüşme notu kolayca bulunuyor mu?Geciken alacaklar nakit akışınızı zorluyorsa.
Veri aktarımı ve teslimi10Aktarımı kimin yaptığı, biçim ve süre yazılı mı?Excel dosyalarınız dağınıksa.
Kullanım kolaylığı10Ofis çalışanı ve teknisyen yardım almadan işi bitirebiliyor mu?Ekibin yazılım alışkanlığı azsa.
Toplam bedel ve kapsam10Kapasite, kurulum, eğitim ve ek modül koşulları yazılı mı?Birden çok teklifi karşılaştırıyorsanız.
Toplam100Toplam her zaman 100 olmalı.Bir kriteri artırırsanız başka birini azaltın.

Aynı senaryoyu baştan sona uygulayın

  1. Ofiste planlayın

    Örnek asansörü bulun, dönem bakımını ve atanan teknisyeni gösterin. Atamayı değiştirince eski ve yeni teknisyenin ne gördüğünü sorun.

  2. Sahada kaydedin

    Teknisyen işi açsın, kontrol listesini ve ziyaret kaydını doldursun. Fotoğraf ve imzanın hangi işe bağlı kaldığını görün.

  3. Bağlantıyı kesin

    İşler önceden alınmışken bağlantıyı kapatın. Kaydın cihazdaki durumunu, ardından yeniden bağlantı geldiğinde ofisteki sonucunu karşılaştırın. Beklentilerinizi çevrimdışı teknisyen uygulaması rehberindeki sınırlarla karşılaştırın.

  4. Fatura hazırlığına geçin

    Bakım ve ek parça kaydını ayrı ayrı bulun. Eksik fiyatın nerede beklediğini gösterin; fiyat tamamlanmadan hazır görünmediğini kontrol edin. Neye bakacağınız için bakımdan fatura hazırlığına rehberini kullanabilirsiniz.

Her ürün için aynı notu tutun

Puan vermeden önce kaydedilecek gözlemler
KontrolGörmek istediğiniz sonuçNotunuza yazın
AtamaKimde olduğu ve değişikliğin sonucu açık.Gösterildi / gösterilemedi + açıklama
Çevrimdışı kayıtCihazda bekleyen ile ofise ulaşan kayıt ayrılıyor.Bağlantı kesikken ve sonrasında görülen durum
Eksik bilgiFiyatsız işin neden beklediği anlaşılıyor.Hatanın yeri ve nasıl düzeltildiği
Veri teslimiTeslim biçimi ve kapsamı açıkça belirtiliyor.Biçim, süre, kapsam ve yazılı koşul
Toplam bedelKapasite ve dahil hizmetler aynı kapsamla karşılaştırılıyor.KDV, aktarım, eğitim, ek modül koşulları

Demodan sonra karar tablosu: puanları nasıl toplarsınız?

Demolar bittiğinde notlarınızı tek tabloya taşıyın. Her kriter için 1 ile 5 arasında puan verin: 1 gösterilemedi, 3 kısmen gösterildi, 5 kendi örnek işinizde eksiksiz gösterildi. Ağırlıklı puan, ağırlığın puanla çarpılıp 5’e bölünmesiyle bulunur. Böylece en yüksek toplam 100 olur.

Aşağıdaki tabloda üç kurgusal ürün var. Adları ve puanları gerçek değildir. Ürün A için hesap şöyle: 12 + 15 + 9 + 12 + 6 + 8 + 8 + 6 = 76. Önceden bir eşik de yazın: planlama, saha kaydı, çevrimdışı çalışma ve fatura hazırlığı kritik kriterdir ve en az 3 puan almalıdır.

Örnek puanlama: üç ürün, sekiz kriter

Örnek hesap; ürünler ve puanlar kurgusaldır, gerçek bir ürünü değerlendirmez
KriterAğırlıkÜrün AÜrün BÜrün C
Planlama ve atama15453
Saha kaydı15534
Çevrimdışı çalışma15352
Fatura hazırlığı15425
Tahsilat takibi10342
Veri aktarımı ve teslimi10435
Kullanım kolaylığı10453
Toplam bedel ve kapsam10345
Ağırlıklı toplam (100 üzerinden)100767772
Eşiğin altında kalan kritik kriter–YokFatura hazırlığı (2)Çevrimdışı çalışma (2)

Puan toplamı tek başına karar değildir

Örnekte Ürün B en yüksek toplamı aldı, ancak fatura hazırlığında 2 puanda kaldı. Bu kriter, yapılan bakımın gelire dönüşüp dönüşmediğini belirler. Üstelik B ile A arasındaki fark yalnızca bir puandır.

Bu yüzden iki kural koyun. Birincisi: kritik kriterde eşiğin altında kalan ürün, toplamı ne olursa olsun elenir. İkincisi: toplamlar birbirine beş puan kadar yakınsa karar vermeyin; açık soruları yazılı isteyin ve kendi verinizle deneyin. Eşiği demodan önce yazın. Sonuçları gördükten sonra değiştirilen eşik, tabloyu istediğiniz ürüne uydurur.

Ağırlıkları değiştirmek sonucu da oynatır. Çevrimdışı çalışmayı 25, tahsilatı 5 ve kullanım kolaylığını 5 yaparsanız toplamlar A için 75, B için 78, C için 71 olur. Sıra aynı kalmıştır ve B yine eşiğin altında kaldığı için elenir. Ağırlık kararı tek başına belirlemez; eşik ve açık sorular da belirler.

Seçimde sık yapılan hatalar

Yedi hata, nedeni ve önlemi
HataNeden sorun çıkarır?Ne yapmalı?
Ürün türünü karıştırmakGenel iş takip aracı, muhasebe yazılımı ve bakım odaklı ürün farklı işleri çözer; yanlış türle denemeye başlarsınız.Önce türü belirleyin: yazılım türleri karşılaştırmasına bakın.
Hazır demo verisiyle karar vermekSatıcının düzenli verisi, sizin tekrarlı kodlarınızı ve eksik fiyatlarınızı göstermez.Küçük bir grubu kendi kodlarınızla girin; Excel’den geçiş sayfası hazırlığı anlatır.
Yalnızca aylık bedeli kıyaslamakKurulum, aktarım, eğitim ve ek modül koşulları tekliften teklife değişir.Hepsini aynı kapsamla yazılı isteyin; fiyat karşılaştırma rehberi kalemleri sıralar.
Teknisyeni karardan uzak tutmakSahadaki kişi kullanmazsa kayıt ofise ulaşmaz ve tablo boş kalır.Teknisyen kendi cihazında kendi işini kaydetsin; kullanım kolaylığına onun puanı da girsin.
Puanı tek kişiye bırakmakOfis, saha ve yönetim farklı şeye bakar; tek kişinin puanı diğer iki tarafın önceliğini gizler.Her kriteri en az iki kişi puanlasın. Puanlar arasında iki puan fark varsa nedenini konuşun.
Veri çıkışını sormamakÜrünü değiştirmek isterseniz kayıtlarınızı nasıl alacağınız belirsiz kalır.Teslim biçimini, süreyi ve kapsamı yazılı isteyin. LiftOfis’in yaklaşımı için veri teslimi bölümüne bakın.
Bütün portföyü bir günde geçirmekBir hata ay sonunda bütün asansörlerde birden görünür.Önce küçük bir grupla çalışın; portföy büyüdükçe takip düzeni rehberine bakın.

Karardan önce satıcıdan yazılı isteyeceğiniz yedi madde

  • Kurulum, aktarım ve eğitim hizmetlerinin dahil olan kapsamı ve bunları kimin yapacağı.
  • Kapasite sınırı ve sınır aşıldığında paketin ya da bedelin nasıl değişeceği.
  • Ayrı teklif veya ek modül gerektiren ihtiyaçların açık listesi.
  • Verinizin hangi biçimde, ne kadar sürede ve hangi kapsamla size geri teslim edileceği.
  • Sorun bildirmek için kullanılacak destek kanalı ve bu kanalın hangi saatlerde çalıştığı.
  • Deneme bittiğinde girdiğiniz verinin saklanacağı, silineceği ya da aktarılacağı.
  • Demoda “yapılabilir” denen ama gösterilmeyen her adımın yazılı karşılığı.

Kendi verinizle 30 günlük deneme planı

  1. 1. hafta: Küçük bir grubun aktarımını isteyin

    Yaklaşık yirmi asansörü gerçek kodlarıyla ve birkaç binaya yayılacak biçimde seçin. Tekrarlanan kodları ve eksik sözleşmeleri önceden işaretleyin. Bu işaretler, aktarımın ilk hatalarını görmenizi sağlar.

  2. 2. hafta: Gerçek ziyaretleri kaydedin

    Aynı gruptan en az iki teknisyen, gerçek bakım ziyaretlerini uygulamadan kaydetsin. Grupta internet çekmeyen bir bina da bulunsun. Her gün sonunda ofis ve teknisyen, cihazdaki kaydı ofisteki kayıtla birlikte karşılaştırsın.

  3. 3. hafta: Fatura hazırlığına kadar götürün

    Tamamlanan ziyaretleri, ek parçaları ve fiyatı eksik bir kaydı hazırlığa kadar izleyin. Hangi işin neden beklediğini ürün söylüyor mu, yoksa siz mi arıyorsunuz? Bunu notlayın.

  4. 4. hafta: Karar toplantısı yapın

    Puan tablosunu ofis, saha ve firma sorumlusuyla birlikte doldurun. Eşiğin altında kalan kriterleri işaretleyin. Cevaplanmamış soruları satıcıdan yazılı isteyin ve kararı bu cevaplardan sonra verin.

Karardan önce kendi ekibinizle deneyin

  • Küçük bir asansör grubunu tek sefer girin; ofis ve teknisyen aynı kaydı bulabilsin.
  • Gün sonunda gönderilmemiş kayıt ve yapılmamış işi birlikte kontrol edin.
  • Bir eksik fiyatı düzeltip fatura hazırlığındaki sonucunu yeniden inceleyin.
  • Kapsam dışı ihtiyaçları satın almadan önce yazılı olarak netleştirin.

LiftOfis’i değerlendirirken

LiftOfis bakım takibi, ziyaret kaydı, fatura hazırlığı ve tahsilat takibini bir arada ele alır. LiftOfis resmî e-Fatura/e-Arşiv göndermez, bankayla ve muhasebe programıyla bağlanmaz; müşteri portalı, rota sıralaması ve QR/NFC okutma sunmaz. Mobil uygulama henüz App Store ve Google Play’de yok. Bu ihtiyaçlarınız varsa seçim tablonuza açık soru olarak ekleyin. Kapasite ve dahil hizmetler için fiyatlar sayfasına bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Yazılım demosuna kimleri çağırmalıyım?

Firma sorumlusu, ofiste işi planlayan kişi ve bir teknisyen aynı demoya katılsın. Üçü de aynı örnek işi baştan sona izlemelidir.

Demoda hangi senaryoyu denemeliyim?

Örnek bir asansörün bu ayki bakımını planlayın, sahada kaydedin, bağlantıyı kesip yeniden açın ve fiyatı eksik bir parçanın fatura hazırlığındaki durumunu görün.

“Yapılabilir” cevabı yeterli mi?

Hayır. “Yapılabilir” cevabını, gösterilmiş işlemle aynı değerlendirmeyin. Gösterilemeyen adımı ve nedenini not edin.

LiftOfis neleri kapsamıyor?

LiftOfis resmî e-Fatura/e-Arşiv göndermez, bankayla ve muhasebe programıyla bağlanmaz; müşteri portalı, rota sıralaması ve QR/NFC okutma sunmaz. Mobil uygulama henüz App Store ve Google Play’de yok. Bu ihtiyaçlarınız varsa seçim tablonuza açık soru olarak ekleyin.

Karar tablosunda kaç kriter olmalı?

Altı ile on arasında kriter yeterlidir. Ağırlıkların toplamını 100 yapın ve demodan önce yazın. Sonuçları gördükten sonra ağırlık değiştirmek, tabloyu önceden beğendiğiniz ürüne uydurur.

İki ürün neredeyse aynı puanı alırsa ne yapmalıyım?

Toplama değil, eşiğin altında kalan kritik kriterlere bakın. Fark küçükse açık soruları yazılı isteyin ve ikisini de kendi verinizin küçük bir grubuyla deneyin.

Fiyatı puanlamaya katmalı mıyım?

Evet, ama ayrı bir kriter olarak ve yalnızca aynı kapsamla yazılmış tekliflerle. Kapsamı farklı iki bedeli doğrudan kıyaslamayın; fiyat karşılaştırma rehberi hangi kalemlere bakacağınızı anlatır.

Genel bir iş takip aracı bakım takibi için yeterli olur mu?

Planlama için çoğu zaman yeter. Ancak bakım ziyareti, kanıt ve fatura hazırlığı arasındaki bağı sizin kurmanız gerekir. Türleri karşılaştırmak için yazılım türleri rehberine bakın.