Geciken alacak takibi: yaşlandırma, hatırlatma ritmi ve görüşme notu

Hazırlanan fatura neden tahsil edilmiş gelir değildir?

Geciken alacak takibi, vadesi geçmiş bir faturanın kaç gündür açık olduğunu görmek, bir sorumlu atamak ve her görüşmeyi bir sonraki adımla kaydetmektir. Bu üç şey yoksa ödeme, ofisin aklında kalan bir iyi niyete dönüşür.

Bakım firmasında gelir üç durağı olan bir yoldur. Önce iş yapılır, sonra fatura hazırlanır, en sonda para hesaba girer. Ay sonunda faturalar çıkınca iş bitmiş görünür; oysa nakit yalnızca son durakta oluşur. Fatura hazırlığı yapılan işin kaybolmamasını sağlar. Tahsilat takibi ise o işin paraya dönmesini sağlar.

Elinizde üç soru olmalı. Hangi alacak kaç gündür açık? Kim, hangi gün arayacak? Müşteri ne zaman ödeyeceğini söyledi? Aşağıdaki bölümler bu üç soruyu cevaplar. Rehber hukuki tavsiye vermez; sözleşmenizdeki ve yürürlükteki mevzuattaki koşullara bakın.

Alacak yaşlandırma tablosu nasıl okunur?

Yaşı hangi tarihten saymalısınız?

Yaşı vade tarihinden sayın. Faturada vade yoksa fatura tarihini alın. Hangisini seçerseniz seçin, bütün alacaklarda aynı kuralı kullanın; yoksa iki rapor birbirini tutmaz.

30, 60 ve 90 günlük sınırlar bir başlangıç önerisidir. Portföyünüze ve müşterilerinizin ödeme alışkanlığına göre değiştirebilirsiniz. Önemli olan sınırların yazılı olması ve herkesin aynı tabloya bakmasıdır.

Altı örnek alacak hangi dilimde?

Tutara bakınca tablo nasıl değişir?

Vade gelmeden önce ne yapılır?

En kolay tahsilat, hiç gecikmemiş olandır. Faturayı gönderdikten sonra müşterinin eline ulaştığını teyit edin. Vadeden birkaç gün önce faturanın ödeme yetkilisinde olup olmadığına bakın. Fatura yanlış kişiye gittiyse ya da onay beklemeye takıldıysa bunu vade geçmeden öğrenirsiniz.

Bu küçük kontrol 0-30 gün diliminde biriken alacak sayısını azaltır. Resmî fatura LiftOfis dışında, kendi muhasebe sisteminizde düzenlendiği için gönderim ve ulaşma notunu da kendi kayıtlarınızda tutun.

Haftalık arama ritmi: kim, hangi gün, kimi arar?

Bu sıra neden böyle?

Pazartesi plan yapılır, Salı ve Çarşamba ofis dener, Perşembe firma sahibi devreye girer. Böylece firma sahibi yalnızca ofisin çözemediği alacaklarla uğraşır. Cuma günü de söz tarihleri kontrol edilir; hiçbir söz kimse bakmadan geçmez.

Teknisyen tahsilat konuşmasına girmez. Teknisyen fatura tutarlarını görmez ve alacak konusunu açmaz. Ama sahada bina yöneticisinden duyduğu bir şikâyeti ya da itirazı ofise yazmalıdır. Alacak sayısı arttıkça ritmin nasıl bölüneceği için portföy büyüdükçe takip düzeni rehberine bakın.

Altı örnek alacakla bir hafta nasıl geçer?

Pazartesi ofis listeyi açar. ORNEK-F01 ve ORNEK-F02 Salı günü hatırlatma aramasına, ORNEK-F03 ve ORNEK-F04 aynı gün söz alma görüşmesine yazılır. ORNEK-F05 itirazlı olduğu için Çarşamba günü ziyaret kaydıyla birlikte ele alınır. ORNEK-F06 Perşembe günü firma sahibinin listesine geçer.

Salı günü ORNEK-F03 için 29 Ekim sözü alınır. ORNEK-F04 için müşteri “bu hafta” der; ofis net gün ister ve 28 Ekim’i yazar. Çarşamba günü föy gönderilir, bina yöneticisi ziyaret tarihini doğrular. Perşembe günü firma sahibi ORNEK-F06 için kararın dayanacağı kayıtları toplar. Cuma günü iki söz tarihi önümüzdeki haftanın Pazartesi listesine devreder.

Görüşme notuna ne yazılmalı?

Her görüşme için beş bilgi yeter: tarih, kiminle konuşulduğu, konuşulan alacak ve tutar, söz verilen ödeme tarihi ve sonraki adım. Bu kısa not, bir hafta sonra aynı müşteriyi başka biri aradığında işe yarar.

Söz verilen tarih notun en önemli satırıdır; çünkü takip ritminin tamamı ona bağlıdır. LiftOfis’te takip notuyla birlikte “Sonraki takip tarihi” girilir. Söz tarihi gelmemişse müşteriyi tekrar aramazsınız. Gelip geçmişse bir sonraki aramanın nedeni hazırdır. “Haftaya öderiz” gibi tarihsiz bir not hiçbir şeyi tetiklemez.

Tutulmayan söz de bir veridir. Aynı müşteri üst üste iki kez söz verip ödemediyse alacağı bir üst dilimin işlemine taşıyın.

Görüşme notu şablonu ve örnek not

Bir tahsilat aramasında konuşma sırası

1. Alacağı tanıtın

   Firma adınızı, hangi binanın hangi aya ait faturasını aradığınızı söyleyin. Fatura numarasını ve tutarı elinizin altında tutun.

2. Ödemenin durumunu sorun

   Fatura ulaştı mı, ödeme emri onaylandı mı diye sorun. Gecikme bazen faturanın yanlış kişiye gitmesinden, bazen bekleyen bir onaydan gelir.

3. Tarih isteyin

   “En kısa sürede” cevabını kabul etmeyin; hangi gün hesaba geçeceğini sorun. Tarih verilmezse sizin hangi gün tekrar arayacağınızı söyleyin.

4. Konuşmayı özetleyin ve yazın

   “29 Ekim’de 3.000 TL ödeneceğini not ettim” deyin. Görüşmeden hemen sonra notu kaydedin; ertesi güne bırakmayın.

“Bu ay bakım yapılmadı” itirazı gelirse ne yapılır?

1. İtirazı tartışmadan kaydedin

   Müşteri hangi ayı ve hangi asansörü kastediyor? Tarihiyle birlikte nota yazın. O anda kimin haklı olduğuna karar vermeyin; önce kaydı görün.

2. Ziyaret kaydını bulun

   O ay için asansörün ziyaret kaydına bakın: tarih, teknisyen, kontrol listesi, fotoğraf ve imza. Kayıtların nasıl tutulacağı için ziyarette kanıt rehberine bakın.

3. Kayıt varsa özetini paylaşın

   Bakım föyünün ilgili ziyaret sayfasını bina yöneticisine gönderin ve ziyaret gününü sorun. Amaç tartışmayı kazanmak değildir. Amaç, ziyaretin yapıldığını gösteren belgeyi masaya koymaktır.

4. Kayıt eksikse ya da yoksa dürüst olun

   Ziyaret ertelenmiş, binaya erişilememiş ya da hiç yapılmamış olabilir. Nedeni kayıtta görün. Yapılmayan bakımın bedelini sözleşmenizdeki koşullara göre yeniden değerlendirin ve telafi ziyareti için tarih verin.

5. İtirazlı tutarı ayırın

   Tartışmalı kalemin takip notuna “itirazlı” yazın. Tartışmasız kalemlerin takibi sürsün. İtirazın açıldığı ve kapandığı tarihi de nota ekleyin.

Kısmi ödeme geldiğinde alacak nasıl izlenir?

Kısmi ödeme alacağı kapatmaz; küçültür. Ödemenin tarihini ve tutarını kaydedin, kalan tutarı özgün vade tarihiyle izlemeye devam edin. Yaşı sıfırlamak eski bir alacağı yeni gibi göstermek olur.

Örnek: ORNEK-F04 için 58. günde 2.500 TL geldi. Kalan 3.500 TL, özgün vadeden sayıldığı için hâlâ 31-60 dilimindedir. Üç gün sonra 61. güne girer ve 61-90 diliminin işlemini hak eder. Müşteriyle kalan tutar için yeni bir söz tarihi konuşun ve nota yazın.

Havale birkaç faturayı birden kapsıyorsa hangi faturalar için yapıldığını ödeme sahibine sorun. Cevap gelmediyse nota “açıklama istendi” yazın ve gelen cevabı kaydedin.

90 günü geçen alacakta karar nasıl hazırlanır?

Bakımı durdurmak, sözleşmeyi askıya almak ya da farklı bir yola gitmek ticari bir karardır ve sonuçları vardır. Bu rehber hukuki tavsiye vermez. Karardan önce sözleşmenizdeki ve yürürlükteki mevzuattaki koşullara bakın; gerekirse hukuk danışmanınıza sorun. Aşağıdaki liste yalnızca kararın dayanacağı kayıtları toplamanıza yardım eder.

Karar öncesi kayıt listesi

• Alacağın toplam tutarı, yaşı ve kaç faturadan oluştuğu tek sayfada yazılı.
• Son üç görüşmenin tarihi, söz verilen tarihler ve tutulmayan sözler notlarda görünüyor.
• Müşterinin itirazı varsa ziyaret kaydıyla karşılaştırılmış ve sonucu yazılmış.
• Müşterinin aylık bakım geliriniz içindeki payı ve sözleşmenin kalan süresi biliniyor.
• Sözleşmedeki ödeme ve süre koşulları okunmuş; belirsiz maddeler için danışmana sorulmuş.
• Binada açık eksik ya da kırmızı etiket olup olmadığı kontrol edilmiş ve karar notuna yazılmış.
• Kararı veren kişi, tarihi ve gerekçesi kayda geçmiş.
• Müşteriye yapılan son bildirim tarihli ve yazılı olarak saklanıyor.

Tahsilat takibinde sık yapılan hatalar

Pazartesi sabahı için kopyalanabilir liste

• Vadesi geçen bütün alacaklar dilimlere ayrıldı; sayı ve tutar yan yana yazıldı.
• Söz tarihi bugün ya da geçmişte kalan her müşteri için arama sahibi belli.
• İtirazlı alacakların takip notunda “itirazlı” yazıyor ve ilgili ziyaret kaydı bulunmuş.
• Geçen hafta gelen kısmi ödemeler kayda girilmiş; kalan tutar özgün vadeyle izleniyor.
• 61 günü geçen alacaklar firma sahibinin listesinde.
• Her görüşmeden sonra beş alan dolduruldu: tarih, kimle, tutar, söz tarihi, sonraki adım.
• Vadesi geçen alacak toplamı ay sonu bakım kapanışı raporuna yazılacak.

Sık sorulan sorular