LiftOfis’e ilk gün: adım adım

Başlamadan önce neye ihtiyacınız var?

Bir bilgisayar, e-posta adresiniz ve bir binanızın bilgisi yeter. Bina adını, adresini ve asansörlerin aylık bakım ücretini elinizin altına alın. Tek binayla başlamanızı öneririz. Bütün zinciri önce küçük bir işle görürsünüz.

Telefon konusunda açık olalım. Mobil uygulamamız henüz App Store ve Google Play’de yok. Teknisyen şimdilik telefonunun tarayıcısından app.liftofis.com adresine girerek çalışır. Bunun için internet bağlantısı gerekir.

1. Hesabınızı açın ve parolanızı belirleyin

1. Kayıt formunu doldurun

   app.liftofis.com/signup adresini açın. Firma adını, adınızı soyadınızı, e-posta adresinizi yazın ve asansör sayınıza uyan paketi seçin. Telefon isteğe bağlıdır, kart bilgisi istemiyoruz. Sonra Denemeyi başlat düğmesine basın.

2. E-postanızı açın

   Ekranda “E-postanızı kontrol edin” yazısını görürsünüz. Gelen e-postadaki bağlantıya tıklayın. E-posta görünmüyorsa önce gereksiz klasörüne bakın, yine yoksa bize yazın.

3. Parolanızı belirleyin

   Açılan “Parolanızı belirleyin” ekranında en az 12 karakterlik bir parola yazın ve tekrar girin. Kullanım koşullarını okuyup onay kutusunu işaretleyin. Kaydedince içeri alınırsınız; sonraki girişleriniz app.liftofis.com adresinden olur.

2. Bugün ekranındaki İlk adımlar kartı

Girince açılan sayfa Bugün’dür. Üstünde İlk adımlar kartı durur. Kart sistemdeki kayıtlara bakar; yaptığınız adımı kendisi işaretler. Dört adımın hepsi bitince kart kaybolur. Görmek istemezseniz Gizle düğmesiyle kapatabilirsiniz.

3. Bir bina ekleyin, ilk bakımı bu aya alın

1. Bina ekle ekranını açın

   Karttaki Bina ekle düğmesine basın ya da menüden Binalar’ı açıp aynı düğmeyi kullanın. Bina / site adı, Açık adres ve İl kutuları zorunludur. Yönetici adı ve telefonu teknisyenin işine yarar, sonra da ekleyebilirsiniz.

2. Asansörleri ve ücreti yazın

   “Kaç asansör var?” kısmından sayıyı ayarlayın. Her satıra Aylık ücret (₺) yazın. Asansör adı ve kimlik numarası isteğe bağlıdır. Birden çok asansörde Hepsine aynı ücret kutusu ile Hepsine uygula düğmesi işinizi kısaltır.

3. İlk bakımda Bu ay (hemen) seçin

   Ücretleri yazınca İlk bakım seçenekleri çıkar. Bu ay (hemen) seçili değilse işaretleyin. Bir dönem sonra seçeneğinde ilk iş 30 gün sonraya yazılır, yani denemenizin son gününü geçebilir. Tarih seç ile kendi gününüzü de verebilirsiniz.

4. Kaydedin

   Kaydet ve bakımı başlat düğmesine basın. Sonuç kartı asansör sayısını, aylık bakım tutarını ve ilk bakım gününü yazar. İş birkaç saniye içinde Dağıtım ekranına düşer. Ücret yazmazsanız yalnız bina kaydedilir ve bakım planı başlamaz.

5. Vergi numarası beklesin

   Faturayı kime keseceğiz? bölümü kapalı gelir ve binanın yönetimini seçer. VKN’yi bilmiyorsanız boş bırakın. Bakım işi bunu beklemez; numara fatura hazırlanırken sorulur.

4. Excel listeniz varsa toplu yükleyin

Çok binanız varsa tek tek yazmayın. Karttaki Excel’den yükle düğmesine basın ya da Firma Ayarları altından Veri aktarımı’nı açın. Ekran dört adımdır: Dosya, Eşleştirme, Kontrol, Uygula. Dosyanız .xlsx ya da .csv olabilir ve en fazla 10 MB olmalıdır. Nasıl bir tablo beklendiğini Örnek dosya düğmesi gösterir.

Kontrol adımı düzeltmeniz gereken satırları gösterir. Listenizde aylık bakım bedeli sütunu varsa binaların bakım sözleşmeleri kendiliğinden açılır. Uygula dedikten sonra aktarım bu ekrandan geri alınamaz, bu yüzden önce küçük bir dosyayla deneyin.

Excel’den gelen asansörlerde başlangıç günü ileri bir tarih değilse ilk bakım 30 gün sonraya yazılır. Hemen görmek istediğiniz asansörde menüden Bakım planı’nı açın ve satırdaki “Bu ay için bakım işi aç” komutunu kullanın.

Dosyanızda takılırsanız yalnız değilsiniz. Bize WhatsApp’tan yazın, listenizi birlikte düzenleyelim. Ön hazırlığı Excel’den geçiş sayfasında anlattık. Dağınık bir tablonuz varsa Excel bakım tablosu rehberi yardımcı olur.

5. Teknisyeninizi ekleyin

1. Daveti gönderin

   Karttaki Teknisyen ekle düğmesine basın ya da Firma Ayarları altından Kullanıcılar ve erişim’i açıp Kullanıcı ekle deyin. Yeni kullanıcı penceresinde e-postayı ve görünen adı yazın, görevde Teknisyen seçili olsun. Kullanıcıyı oluştur düğmesine basın.

2. Davete ne olur?

   Teknisyene bir davet e-postası gider ve bağlantı 7 gün geçerlidir. Parolasını belirleyene kadar hesabı açılmaz ve ona iş atanamaz. Kart bu sırada kaç davetin beklediğini yazar.

3. E-posta ulaşmazsa

   Bağlantıyı kopyala düğmesiyle davet bağlantısını alıp teknisyene WhatsApp’tan iletebilirsiniz. Yeni bağlantı eskisini geçersiz kılar. Sonradan da kullanıcı listesinde Davet bağlantısını kopyala komutu vardır.

6. İlk bakımı Dağıtım’da atayın

1. Dağıtım ekranını açın

   Karttaki Dağıtıma git düğmesine ya da menüde İşler altındaki Dağıtım’a basın. Satırlar teknisyenlerdir, sütunlar haftanın günleridir. Üstteki Atanmamış satırında sahibi olmayan işler durur.

2. “N iş başka haftada” yazıyorsa

   Ekran yalnız o haftayı gösterir. İşiniz başka bir haftaya yazılıysa üstte “1 iş başka haftada” gibi bir düğme çıkar. Düğmeye basınca atanmamış işin olduğu en erken hafta açılır. İş kaybolmamıştır, yalnız o haftadadır.

3. İşi teknisyene verin

   İşe tıklayın; açılan panelde Teknisyen kutusundan kişiyi seçip Ata düğmesine basın. Bilgisayarda işi teknisyenin gününe sürükleyebilirsiniz. Ekranda çıkan Geri al düğmesi yanlış atamayı düzeltir.

7. Teknisyen işi nasıl kapatır?

1. Telefondan girer

   Teknisyen telefonunun tarayıcısında app.liftofis.com adresini açar ve kendi e-posta ve parolasıyla girer. Bugün sayfasında işlerini görür, işe dokunur ve İşe başla der.

2. Kontrol listesini doldurur

   Her madde için Sonucu gir der: Uygun, Sorun var ya da Uygulanmaz. Fotoğraf ya da ölçü istemeyen maddeler için Hepsi uygun düğmesi vardır. Alttaki çubukta Fotoğraf, Not ve Parça düğmeleri durur.

3. İşi tamamlar

   İşi tamamla penceresinde Yapılan işlem kutusunu yazar. Bina sorumlusu ekrana parmağıyla imza atar. İmzalayacak kimse yoksa İmza alınamadı işaretlenir ve nedeni yazılır. İşte fotoğraf yoksa burada bir fotoğraf eklenir.

4. Giremediyse

   Binaya giremediyse Ziyareti tamamlayamadım düğmesiyle nedenini bildirir. İş kaybolmaz, ofis durumu görür.

5. İnternet çekmezse

   Tarayıcıda çalışırken internet şarttır. Bağlantı kesilirse ekranda “İnternet yok” uyarısı çıkar ve bağlantı gelene kadar değişiklik kaydedilmez. Bodrumda bağlantı yoksa işi internet çeken yere çıkınca kapatın.

8. Biten iş nereye düşer?

Sözleşmeli bakım kapanınca iş menüde Para altındaki Faturaya hazır işler listesine düşer. Tutar, asansöre yazdığınız aylık ücretten gelir. Vergi numarası gibi bir bilgi eksikse satır bunu söyler; Bilgileri tamamla ile girersiniz. Sonra Kontrol ettim ve Faturayı hazırla adımları gelir. Akışın uzun örneği bakımdan fatura hazırlığına rehberinde var.

LiftOfis yasal fatura kesmez. Yasal faturayı kendi muhasebe programınızdan ya da e-fatura sağlayıcınızdan kesersiniz. Muhasebeye aktar (Excel/CSV) düğmesi ayın listesini muhasebecinize vereceğiniz dosya olarak hazırlar.

Kapanan işin sayfasında Föy PDF indir düğmesi de vardır. Föyün neden önemli olduğunu dijital bakım föyü rehberinde okuyabilirsiniz.

9. Takılırsanız bize ulaşın

Menüdeki Yardım düğmesi, açık ekranın kısa açıklamasını ve WhatsApp’tan sorun düğmesini gösterir. Bu düğme yazacağınız mesaja firmanızın adını ve ekranı ekler, siz yalnız sorunuzu yazarsınız. Teknisyen aynı bilgileri Profilim altındaki Destek bölümünde bulur.

WhatsApp ve telefon: 0531 745 49 57. E-posta: liftofis@okenext.com. Hafta içi 09:00–18:00 arasında yanıtlıyoruz. Ekran görüntüsü gönderirseniz daha çabuk çözeriz. Paketleri fiyatlar sayfasında görebilirsiniz.

İlk günün sonunda neyi görmüş olmalısınız?

• Binalar listesinde en az bir bina ve asansör var.
• Teknisyeniniz parolasını belirledi, davet beklemiyor.
• İlk bakım işi Dağıtım’da teknisyenin gününde duruyor.
• Teknisyen telefonundan işi kapattı, imza ya da imzanın alınamama nedeni kayıtlı.
• İş Faturaya hazır işler listesinde görünüyor ve föyü indirilebiliyor.

Sık sorulan sorular